Référence CSP: O058250/610001533 Assistant de direction placé(e) sous la responsabilité de la cheffe de service du Secrétariat des élus Placé(e) sous la responsabilité de la cheffe de service du Secrétariat des élus, vous aurez pour missions : Assurer la transversalité des missions du secrétariat des élus-polyvalence-continuité du service public Gestion Portefeuille élus : - Gérer l'agenda des élus - Caler les rdv et demander les notes auprès des services (via onglet Interventions) - Assurer le lien entre élus/services et élus/usagers - Gérer les boites mail (à la demande de l'élu) Suivi de dossiers et présence en réunions - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Assister à des réunions pour prise de notes - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers - Organiser le classement et l'archivage de ses dossiers Gestion des représentations - Assurer la présence d'élus dans les réunions, instances et événements - Préparation du dossier support en lien avec les directions - Faire lien et réponse à l'organisateur Gestion des notes - Assurer le suivi des notes, veiller au respect du délai et relancer le cas échéant - Former le service à l'outil utilisé Gestion des salles - Traiter les demandes de réservations de salles par les élus et les services - Suivre les plannings (en soutien auprès des agents d?accueil pour la salle du BM) Soutien à la collaboratrice de cabinet en charge de la communication - Caler les rendez-vous presse/élu/services et informer les acteurs concernés - Assister dans certaines tâches administratives Médiateur - Être le référent du médiateur - Frapper les courriers à sa demande - Prendre ses RDV Instances municipales (Bureau municipal et conseil municipal) et loge USON par alternance - Etablir les procurations des élus absents du portefeuille et les transmettre au service conseil municipal - Caler les points et prépa CM aux agendas et l'interview du Maire par le JDC - S'assurer que les instances municipales ne se déroulent pas en même temps que les instances agglo - Etablir l'état de présence des élus et le transmettre en amont au directeur de Cabinet - Bureau municipal : présence, prise de notes, comptes rendus - Conseil municipal : participer aux réunions préparatoires et assurer la présence au conseil municipal - Assurer une présence en loge à l'USON V½ux - Préparer les parapheurs de v½ux à soumettre au Maire - Mettre les cartes sous pli - Envoyer des cartes de v½ux dématérialisées