RESPONSABILITÉS : POSITIONNEMENT Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de l'IAE et du responsable de scolarité MISSIONS Le gestionnaire scolarité (H/F) assure plusieurs missions, en particulier pour les parcours dont il a la charge : ACTIVITES Accueil/Information - Accueillir, informer, orienter les étudiants, - Accueillir, informer l'équipe pédagogique notamment les enseignants vacataires, les accompagner dans la compréhension du fonctionnement de la composante et l'utilisation des applications informatiques relevant de la scolarité - Assurer la diffusion d'informations auprès des étudiants et de l'équipe pédagogique - Gérer les mises à jour des espaces numériques dédiés aux parcours de formation - Participer aux événements institutionnels et aux temps forts de la vie de l'institut (cf. réunions de service, commissions, assemblées générales, soirée des vacataires, etc.) Gestion de la scolarité - Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes de préinscription et d'inscription des étudiants, suivi des candidatures sur les logiciels dédiés (cf. Parcoursup, e-candidat, MonMaster, etc.) - Gérer les dossiers des étudiants, - Assurer le suivi des évaluations de stage en lien avec la cellule Insertion Professionnelle - Etablir et mettre à jour les fichiers pédagogiques et administratifs - Assurer le suivi des emplois du temps en lien avec les enseignants (notamment les responsables pédagogiques) - Effectuer des tâches de classement et d'archivage obligatoires de documents concernant le domaine de scolarité Appui pédagogique et organisation des examens et des jurys - Organiser les examens (planning, réservation des salles, information des étudiants) - Collecter et saisir les notes dans APOGEE - Préparation des PV d'examens et des jurys de diplômes Missions complémentaires : Gérer les services des enseignants - Gérer les dossiers des vacataires - Saisir et suivre le service des enseignants dans OSE PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES PROFESSIONNELLES - Avoir une bonne connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur. - Maîtriser l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée), à la gestion des emplois du temps (ADE). - Avoir une bonne connaissance de la réglementation relative à la scolarité, en particulier sur les inscriptions administratives et pédagogiques, les demandes d'admission préalables, les examens et les cursus d'études, les bourses et les stages. COMPETENCES OPERATIONNELLES - Savoir anticiper et avoir le sens de l'organisation. - Posséder une bonne expression orale et écrite. - Maîtriser l'utilisation des logiciels de bureautique. - Savoir gérer la confidentialité des informations. - Savoir hiérarchiser les informations et les priorités. - Savoir respecter les calendriers. SAVOIR ETRE - Savoir travailler en autonomie et en équipe. - Avoir le sens du contact et un bon relationnel. - Être capable de s'adapter aux différents interlocuteurs. - Être polyvalent. - Être réactif et procréatif