RESPONSABILITÉS : Vous serez amené à participer Sous l'autorité du chef de service accueil et relation usager, vous veillez au bon fonctionnement de la mairie annexe et au respect des procédures en lien avec les autres structures, toujours dans un souci d'optimisation constante du service rendu à l'usager. Vous coordonnez l'activité de la mairie annexe en lien avec les partenaires internes et externes. Vous participez à l'ensemble des missions dévolues à l'agent mairie annexe. Vous disposez d'un lien fonctionnel avec les agents travaillant au sein de la mairie annexe. Vous êtes polyvalent sur les missions démarches administratives (mairies annexes et hôtel de ville). À ce titre, il vous sera confié les activités/projets suivants : - Assurer l'accueil de la MSP et orienter les usagers vers le service adéquat. - Accueillir, informer et accompagner le public dans ses différentes démarches administratives (prise de rendez-vous, listes de pièces à fournir, attestation d'accueil, recensement militaire, inscriptions électorales, légalisation de signature, certificats divers, délivrance d'actes...). - Instruire les dossiers relatifs à ces différentes démarches administratives. - Assurer le traitement et le suivi des dossiers en Préfecture des demandes de titres d'identité par l'intermédiaire du dispositif de recueil. - Assurer l'enregistrement et le classement des titres à remettre et la destruction des anciens titres. - Assurer le suivi et la gestion du planning de l'activité de la structure sur le logiciel de prise de rendez-vous - Conseiller sa hiérarchie dans le choix d'actions à développer pour tendre vers une organisation efficiente (modernisation et simplification des procédures, amélioration des pratiques communes et conditions de travail des agents,...) - Contribuer à la réflexion visant à élargir le périmètre d'intervention des mairies annexes - Assurer la transmission des informations ascendantes et descendantes. - Assurer le pilotage et le suivi de l'activité de sa structure par la tenue de tableaux de bord et d'indicateurs - Accompagner les nouveaux agents dans l'appropriation des missions démarches administratives. - Répondre aux demandes d'actes d'état civil faites par les usagers via internet. - Intervenir, ponctuellement au sein des autres mairies annexes et de l'hôtel de ville. PROFIL RECHERCHÉ : Vous êtes détenteur d'un diplôme de niveau 4 à minima dans le domaine du management ou de la gestion administrative et/ou justifier d'une expérience significative sur un poste équivalent. (Mémento : BEP/CAP = Niveau 3, BAC = Niveau4, DEUG/BTS/DUT/DEUST = Niveau 5, Licence/Maitrise = Niveau 6, Master = Niveau 7) Vous êtes reconnu pour les compétences suivantes : - Maîtriser la législation relative à l'état civil, la nationalité, la filiation, le droit de la famille - Maîtriser les différentes procédures de délivrance des documents administratifs - Maîtriser l'outil informatique et les logiciels métier (Alto, Mélodie, Maestro, espace rendez-vous...) - Maîtriser les outils afférents au métier (scanner, capteur d'empreintes digitales) - Sens du service public - Disposer de qualités relationnelles, d'écoute et d'aptitude à la gestion de conflits - Savoir faire preuve d'autonomie, d'initiative et de réactivité - Faire preuve d'anticipation, d'adaptation, d'initiatives, de rigueur et d'organisation - Savoir se montrer autonome et réactif - Disposer d'aptitudes à l'accompagnement, à la sensibilisation et à la conduite du changement - Savoir faire preuve d'esprit de synthèse, d'analyse et de précision - Disposer d'aptitudes managériales Vous bénéficierez des conditions d'emplois suivantes : Poste à temps complet = 37h30 Rémunération statutaire + Régime Indemnitaire Action sociale (CNAS, associations du personnel) Titres restaurants Participation employeur à la protection sociale complémentaire et à la prévoyance