RESPONSABILITÉS : L'adjoint.e au RAF de l'UFR LLCE-LEA assure, aux côtés et sous l'autorité du Responsable administratif de l'UFR des missions d'accueil et de coordination, de secrétariat de direction, de suivi budgétaire, et mène à bien certains dossiers qui lui sont ponctuellement confiés. DESCRIPTION DE LA FONCTION - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Participer à l'instruction des dossiers en les préparant et en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière ; collaboration étroite avec la responsable administratif et financier - Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiée - Gérer le(s) agenda(s) des projets et contrôler les échéances - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données - Participer à la préparation documentaire des Conseils d'UFR, des Réunions des responsables de formation et de département, des Conseils de Perfectionnement - Assurer le lien entre l'UFR et les services centraux (scan de fichiers, frappe de documents, établissement, transmission et suivi des bordereaux visé s par le RAF) - Envoi de courriel rappel, mise à jour de l'annuaire de l'UFR, rédaction / frappe de compte-rendu de réunions et conseils, d'attestations ainsi que d'autres documents administratifs selon modèle - Alimenter des tableaux de suivi ainsi que des tableaux de bord - Organiser les opérations liées aux élections - Mettre à jour les pages web de l'UFR - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe COORDINATION UFR ET SERVICES CENTRAUX - Rôle d'interface avec certains services centraux et partenaires extérieurs de l'UFR - Assurer la coordination au sein de l'UFR de l'action des services centraux suivants : Service Logistique et Service Patrimoine SUIVI DES COMMANDES DE L'UFR En liaison avec le Responsable Administratif et Financier - Etablir des demandes de devis auprès des fournisseurs de biens et de services - Procéder à la saisie des commandes suivant la procédure établie sur l'application GFC - Réceptionner et vérifier les livraisons - Constater et enregistrer le service fait après livraison des marchandises - Contrôler la gestion des stocks du matériel informatique et de bureau - Tenir à jour l'inventaire des différents matériels DOSSIERS PONCTUELS · Planning des salles de cours des formations de Licences et Masters de l'UFR . Participer à l'élaboration du Festival des Langues PROFIL RECHERCHÉ : Savoir : - Modes de fonctionnement des administrations publiques : bonne connaissance de l'environnement de l'Université - Politiques, dispositifs et procédures propres à l'Université - Environnement et réseaux professionnels - Culture internet - Connaissances et Application des techniques de communication Savoir-faire : - Techniques d'élaboration de documents - Utilisation de logiciels spécifiques à l'activité - Savoir gérer son activité dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Mettre en œuvre une démarche qualité - Capacité à travailler en autonomie tout en respectant des consignes hiérarchiques - Capacité à travailler dans l'urgence Savoir-être : - Travailler en équipe - Sens relationnel, goût pour le contact avec un public polyvalent exigeant - Sens de l'organisation - Rigueur / Fiabilité - Savoir naturellement rendre compte - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Discrétion - Disponibilité