POSTE : Assistant·e Projets Événementiels H/F DESCRIPTION : Rejoignez une association engagée et porteuse de sens ! CDD - 6 mois La Membrolle-sur-Choisille (37) Association reconnue d'intérêt général, Magie à l'hôpital, agit depuis près de 20 ans pour apporter des moments de magie et d'espoir aux enfants hospitalisés ou en longue maladie, ainsi qu'à leurs familles. À travers des projets événementiels à fort impact humain, l'association défend des valeurs fortes de solidarité, d'engagement collectif et de respect. Dans le cadre d'un renforcement temporaire d'activité, Magie à l'hôpital recrute : Assistant·e projets événementiels (H/F) Votre mission : Rattaché·e à la Chargée de projets événementiels, vous l'assistez dans la préparation, l'organisation, la coordination et le suivi administratif et logistique de plusieurs événements structurants pour l'association. Vous intervenez sur des projets à forte dimension humaine, impliquant de nombreux interlocuteurs (hôpitaux, bénévoles, partenaires, prestataires), dans un environnement collaboratif et engagé. Votre responsabilité : Contribuer au bon déroulement opérationnel et administratif des projets événementiels, dans le respect des délais, des engagements et des valeurs de l'association. Vos missions : En appui direct de la Chargée de projets événementiels, vous contribuez au bon déroulement administratif, organisationnel et logistique des événements, dans un cadre confidentiel et exigeant. À ce titre, vous intervenez sur les missions suivantes : - Constituer, mettre à jour, centraliser et classer l'ensemble des dossiers événementiels (documents administratifs, conventions, autorisations, contacts, éléments logistiques) - Rédiger, envoyer et assurer le suivi opérationnel des conventions, autorisations et accords avec les différents partenaires (envois, relances, archivage) - Gérer les invitations et inscriptions : préparation des envois, suivi des réponses, confirmations de présence et mises à jour des listes de participants - Animer les outils de coordination (groupes de travail, messageries collaboratives), en garantissant la bonne diffusion des informations - Mettre à jour les rétro-plannings, check-lists, feuilles de route et tableaux de suivi afin de sécuriser le respect des échéances - Organiser et coordonner la logistique opérationnelle : réservations, matériel, prestataires, échanges et confirmations - Assurer le lien administratif avec les bénévoles : transmission des informations pratiques, suivi des plannings et des heures de bénévolat - Suivre administrativement les prestations et éléments nécessaires aux bilans post-événement - Rédiger et envoyer des communications (emails d'information, messages pratiques, contenus courts) Les enjeux du poste : - Sécuriser l'organisation administrative et logistique des événements - Fluidifier la coordination entre les différents interlocuteurs - Garantir la fiabilité des informations et le respect des échéances - Contribuer à des projets à fort impact humain dans un contexte exigeant et rythmé Compétences clés : - Maîtrise des outils bureautiques - Bon niveau rédactionnel - Organisation, rigueur et gestion des priorités - Aisance relationnelle et téléphonique - Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés et des publics différents - Sens du détail et respect des procédures 20000€ à 30000€ annuel PROFIL : Votre profil : - Formation Bac +2 minimum (assistanat, événementiel, communication ou équivalent) - Première expérience en événementiel et/ou en environnement associatif appréciée Les conditions du poste : CDD - 6 mois Temps plein - 9h-17h Lieu : La Membrolle-sur-Choisille (37) Rémunération : 1 801,80 € brut mensuel Télétravail : non Avantages : mutuelle prise en charge à 50 % Pourquoi rejoindre ce projet ? Intégrer une association engagée, reconnue et porteuse de sens Participer à des événements à forte valeur humaine Travailler dans un environnement collaboratif, solidaire et bienveillant Vivre une expérience professionnelle riche et concrète au coeur de projets d'envergure Processus de recrutement : Échange avec ACTIFORCES, cabinet de recrutement Entretien avec la responsable du projet au sein de l'association