LE POSTE Statut : Titulaire, CDI, CDD Grade : Adjoint des cadres hospitaliers ou Attaché d'administration hospitalière Catégorie : A ou B Organisation du travail : -Poste à temps plein -Horaires : 7h30/jour 35h. 25 CA et 13 RTT -Repos fixe -Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service. Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui þ non q Suppléance (le cas échéant) : Position dans la structure -Relations hiérarchiques Rattachement au (à la) directeur(trice) des ressources humaines non médicales et des relations sociales. Encadre hiérarchiquement les secrétaires médicaux(ales). Position dans la structure -Relations fonctionnelles Médecins pour l'évaluation des besoins et le recueil des attentes Directions fonctionnelles pour la gestion des ressources humaines et matérielles Bureau des admissions, Direction des systèmes d'information, Département d'information médicale pour le traitement des données médico-administratives Archivistes Missions du service Les missions ci-dessous correspondent au périmètre d'intervention des secrétariats médicaux encadrés par le (la) coordinateur(trice). Accueillir et informer les patients, les familles et les correspondants médicaux, en présentiel ou par téléphone Assurer la gestion administrative des dossiers patients : création, mise à jour, classement et archivage Saisir et mettre en forme les comptes rendus médicaux, courriers, certificats et autres documents cliniques Planifier les rendez-vous, consultations, examens ou interventions, en lien avec les équipes médicales et paramédicales Coordonner la transmission des informations entre les différents services de soins, le plateau technique et les structures externes Gérer la facturation et la codification des actes en lien avec le service administratif et le PMSI Veiller au respect des règles de confidentialité, de traçabilité et des procédures institutionnelles Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation du secrétariat et à la qualité de la prise en charge des patients Missions spécifiques du poste Missions principales o Organiser, planifier et superviser l'activité des secrétariats médicaux du ou des services concernés o Veiller à la qualité, la fiabilité et la continuité du traitement administratif des dossiers patients o Harmoniser les pratiques professionnelles et les outils utilisés par les secrétariats o Assurer l'interface entre les équipes médicales, paramédicales, administratives et les usagers o Contribuer à l'optimisation des circuits de communication et à la fluidité du parcours patient Missions spécifiques en lien avec la qualité o Participer à la mise en uvre et au suivi des procédures qualité relatives à la gestion des dossiers patients o Contrôler la conformité et la traçabilité des documents produits par les secrétariats o Identifier les dysfonctionnements, proposer et mettre en uvre des actions correctives o Participer aux audits internes, à l'évaluation des pratiques professionnelles et à la rédaction de protocoles o Promouvoir la culture qualité et la confidentialité au sein des équipes administratives Autres missions spécifiques o Contribuer à la formation et à l'intégration des nouveaux secrétaires médicaux o Participer à la mise en uvre de projets de modernisation des systèmes d'information et de dématérialisation o Collaborer à la gestion des ressources matérielles et logicielles nécessaires à l'activité des secrétariats o Représenter le service dans les réunions institutionnelles ou interservices. Fonction d'encadrement o Encadrer, animer et accompagner l'équipe des secrétaires médicaux dans leurs missions quotidiennes o Évaluer les besoins en effectifs et participer à la répartition des ressources humaines selon l'activité o Assurer l'évaluation annuelle, le suivi des compétences et la montée en qualification des agents o Favoriser la cohésion d'équipe, la communication et la gestion constructive des situations conflictuelles o Participer au pilotage de l'activité et à la déclinaison des objectifs du service au niveau des secrétariats Activités Management : Assure le management de son secteur en cohérence avec les orientations stratégiques définies : management participatif, politique de communication, démarche qualité. Est ainsi le (la) garant(e) de l'organisation du travail, de la qualité des prestations fournies, de la participation et de l'information des agents Détermine avec son équipe, en cohérence avec le projet d'établissement et les orientations stratégiques, les axes de développement de son secteur Évalue annuellement chaque agent de son secteur, détermine les objectifs opérationnels et promeut l'auto-évaluation Garantit l'adéquation entre le b