POSTE : Assistant de Direction Exploitation H/F DESCRIPTION : L'usine est la première usine de tri, de méthanisation et de compostage à partir d'ordures ménagères de la région Bourgogne-Franche-Comté. Opérationnelle depuis 2015, ce site valorise les déchets entrants. L'Usine est composée de 22 salariés. Le site ECOCEA récupère les matières organiques pour en faire du méthane ; elles sont également transformées en compost, revendu aux agriculteurs de la région. ECOCEA est une ICPE (installation classée pour la protection de l'environnement) soumise à autorisation. Elle fait l'objet de nombreux contrôles, tant sur la fiabilité et la conformité technique des équipements, que sur ses rejets (atmosphériques, liquides). Pour en savoir plus : qu'est-ce que la méthanisation : https://www.smet71.fr/nos-missions/le-traitement-des-dechets-par-Ecocea/ Sous la responsabilité du directeur d'usine, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction. Après une formation à notre activité, les missions de l'Assistant(e) de direction sur l'usine sont les suivantes : Tâches à caractère administratif : - Accueil téléphonique (appels entrants et sortants), traitement des demandes si elles relèvent de son domaine de compétences (relance de fournisseurs pour traitement de factures, questions sur des commandes en cours) - Gestion du courrier, réception et traitement, - Gestion des stocks et de l'approvisionnement des fournitures de bureau, - Établissement des bons de commandes selon les demandes formulées par chacun des collaborateurs de l'usine et suivi de ces commandes (fichier), - Vérification des conditions de validation des factures fournisseurs et validation via la plateforme Web Esker, - Transmission des factures fournisseurs reçues directement sur site (via mail ou courrier) au service de comptabilité, - En charge des bons de livraison, de la réception des commandes et de l'adéquation entre le bon de commande et le bon de livraison, - Rangement et classement des bons de commandes, post réception et validation sur la plateforme Web Esker. Tâches relevant du suivi d'exploitation : - Tenue de plusieurs fichiers et tableaux de bord (hebdomadaires et mensuels) avec les tonnages de la veille Tâches en lien avec la chargée de Qualité, Sécurité et Environnement : - Mise à jour de la liste de suivi documentaire selon les documents créés, - Réalisation de l'archivage des documents en fonction de la procédure de suivi documentaire. Tâches relevant de l'aspect RH : - Recueil des formulaires d'heures supplémentaires réalisées par les salariés, - Recueil des demandes de congés formulées par les salariés, - Recueil des arrêts de travail et les communique au service des RH, - Fait part au directeur du recueil de tout autre document ou demande liés aux ressources humaines, - Recueil des documents liés aux nouveaux embauchés et partage avec le service des RH, - Organisation et communication des rendez-vous pour les visites médicales obligatoires, - Tenue du registre du personnel, - Centralisation et vérification des éléments de paie (fiches de pointage + renseignement des heures supplémentaires + arrêts maladie ou autre) et transmission au service paie post validation par le directeur, - Vérification des fiches de paie après réception et distribution aux salariés, - Suivi des heures effectuées par le personnel intérimaire pour l'usine, - Gestion des demandes de déplacements professionnels des salariés via la plateforme dédiée, - Réalisation et transmission des notes de frais des salariés. +primes PROFIL : Profil et compétences requises : Diplômé(e) d'un BTS dans le secrétariat ou l'assistanat de direction. Le poste requiert une grande polyvalence, une excellente communication orale et écrite, la maîtrise parfaite des outils bureautiques et d'être à l'aise avec des logiciels informatiques (commandes, facturation, etc.) L'assistant(e) de direction devra : - Savoir prioriser les sollicitations et y répondre de façon adaptée, - Faire preuve de réserve car tout échange professionnel avec la direction est confidentiel, - Faire preuve d'amabilité et garder son sang-froid en toute circonstance, - Avoir le sens du contact et s'adapter à ses interlocuteurs, - Être organisé(e) et réactif (ve) Une première expérience en assistanat de direction est souhaitée tout comme un intérêt pour la gestion des déchets et les sujets environnementaux est de circonstance. Poste avec horaires de jour, pas de télétravail possi