Votre rôle en tant qu'Assistant de Direction / Back Office F/H sera de travailler en étroite collaboration avec la direction et les autres employés pour assurer un flux de travail efficace. Missions * Gestion des appels téléphoniques et de la correspondance * Répondre aux appels téléphoniques * Gérer les e-mails et le courrier entrant, et acheminer les communications aux départements concernés * Archivage et organisation des documents * Gérer l'archivage et l'organisation des documents d'entreprise, y compris les contrats, les rapports et la correspondance, pour assurer un accès facile et la récupération des informations * Préparation de documents et présentations * Préparer des documents d'entreprise, des rapports, des présentations et d'autres matériaux nécessaires pour les réunions, les événements ou les communications internes * Planification et coordination des réunions et événements * Organiser des réunions, réserver des salles de réunion, gérer l'envoi d'invitations et coordonner les besoins logistiques pour les événements d'entreprise * Gestion des fournitures de bureau * Surveiller et gérer les stocks de fournitures de bureau, y compris le papier, les cartouches d'encre pour imprimantes, les articles de papeterie et autres matériaux nécessaires * Support aux ressources humaines * Fournir un soutien administratif aux activités du département des ressources humaines, comme la collecte de documents pour le recrutement, la gestion des fichiers de présence des employés * Organisation et gestion des pratiques liées aux véhicules d'entreprise * Tenir à jour une documentation précise sur les véhicules d'entreprise, y compris les registres de maintenance, les cartes carburant et les documents d'assurance * Vérifier les échéances et informer les utilisateurs et l'administration * Gestion des badges des véhicules sur site Verizone Assistance administrative générale * Fournir un soutien administratif général, tel que répondre aux questions des employés, gérer les réservations et les rendez-vous, et effectuer d'autres tâches de routine pour assurer le bon fonctionnement du bureau * Traitement des dépenses * Aider à la gestion des dépenses des employés, y compris la vérification et le traitement des notes de frais et la tenue de registres précis * Assistance dans la gestion des voyages d'affaires : * Organiser les déplacements professionnels des employés, y compris la réservation de vols, d'hôtels et de transports, ainsi que la gestion des dépenses associées * Assistance commerciale générale * Assister les commandants et équipages des yachts lors de leurs arrêts pour travaux dans leurs divers besoins quotidiens * Collaboration avec d'autres départements * Collaborer avec d'autres départements de l'entreprise pour fournir un soutien administratif et contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise * Gestion de la communication avec la société IGS concernant le nettoyage des bureaux * Soutien en tant que référent du chantier pour le responsable informatique (IT Manager) concernant toutes les activités informatiques * Planification des arrivées * Organisation des horaires d'arrivée et des besoins logistiques pour le personnel externe * Accueillir les nouveaux arrivants et fournir des informations de base sur l'entreprise ou les installations * S'assurer que tous les besoins logistiques sont satisfaits, tels que les transports et les hébergements temporaires si nécessaire * Fournir un soutien continu pendant la période de séjour de l'équipage, si nécessaire * Gestion des commandes et des stocks * Traitement des commandes en ligne, gestion des stocks et coordination des expéditions pour assurer une livraison rapide des produits aux clients * Fournir un support aux clients via chat en ligne, email ou téléphone pour répondre aux questions, gérer les retours et assurer une expérience client positive Profil du candidat * Anglais : niveau intermédiaire ou courant * Sens de l'organisation et rigueur * Polyvalence et capacité à jongler entre plusieurs missions * À l'aise avec les outils bureautiques et les logiciels CRM * Esprit d'équipe et motivation à contribuer au développement d'un projet éco-responsable Conditions et Avantages Salaire : 24 000€ - 32 000€ Annuel Brut Conditions : 40heures hebdomadaire (du lundi au vendredi) Robert Half International France SAS traite les données des candidats qui sont nécessaires pour mener à bien le processus de candidature. Vous trouverez plus d' informations sur la protection des données, en particulier sur vos droits légaux, à https://www.roberthalf.com/fr/fr/protection-donnees-personnelles.