Description du poste : Vos missions principales : 1. Accueil & relation candidats / élèves : - Assurer l'accueil téléphonique et mail avec professionnalisme et bienveillance - Qualifier les appels (candidats, élèves, familles, partenaires) - Gérer les situations sensibles ou exigeantes avec calme, diplomatie et fermeté - Contribuer activement à l'image haut de gamme et sérieuse de l'organisme 2. Support admissions & commercial : - Prendre le relais sur les premiers contacts candidats - Créer, suivre et mettre à jour les dossiers prospects - Envoyer les dossiers d'inscription, contrats et documents d'information - Accompagner les candidats et familles dans leurs démarches (financements, prêts, aides.) - Participer activement au processus d'admission (convocations, confirmations, suivi) 3. Gestion administrative des élèves : - Constituer, sécuriser et mettre à jour les dossiers élèves (papier & numérique) - Suivre les pièces obligatoires : certificats médicaux, assurances, documents contractuels - Gérer les situations spécifiques (mineurs, autorisations, suivi administratif particulier) - Éditer attestations, certificats de scolarité et documents officiels 4. Organisation des sessions de formation : - Gérer les inscriptions et réservations aux sessions - Établir feuilles d'émargement, trombinoscopes et documents de session - Assurer le lien administratif avec le coordinateur de formation - Mettre à jour les historiques de participation 5. Suivi pédagogique & qualité - mission centrale : - Centraliser les évaluations post-formation - Calculer les moyennes, saisir notes et appréciations - Produire tableaux de suivi et statistiques pédagogiques - Préparer les éléments de synthèse pour les débriefings internes 6. Contribution à la démarche Qualité (Qualiopi / RNCP / CFA) : - Participer activement à la structuration et au suivi des process qualité - Mettre à jour les documents qualité - Être un appui administratif clé lors des audits et contrôles - Appliquer rigoureusement les procédures internes Description du profil : Compétences indispensables : - Excellente organisation et rigueur administrative irréprochable - Très bonne maîtrise d'Outlook, Excel et Word - Capacité à structurer, traiter et analyser des données - Aisance rédactionnelle, orthographe impeccable - Gestion simultanée de plusieurs dossiers avec méthode - Sens aigu de la confidentialité et des responsabilités - Savoir-être attendu - Excellente présentation et communication professionnelle - Sens de l'accueil, du service et du cadre - Capacité à interagir avec des interlocuteurs exigeants - Calme, diplomatie, assertivité quand nécessaire - Fiabilité, adaptabilité et esprit d'équipe - Adhésion aux valeurs d'exigence, de sécurité et de professionnalisme Ce que nous recherchons avant tout : - Une assistante administrative structurée, fiable et proactive, capable de tenir un rôle central dans un environnement exigeant, normé et qualitatif. - Ce poste s'adresse à une personne souhaitant s'inscrire dans la durée, évoluer avec l'organisme et monter en compétences au sein d'une structure reconnue. N'attendez plus pour rejoindre l'équipe, à votre CV !