L'AFIP, école spécialiste de la formation en alternance à Villeurbanne (LYON) depuis 30 ans, recherche pour son entreprise partenaire, spécialisée dans les activités immobilières, un assistant de direction H/F. Le poste : - Réceptionner, trier et distribuer le courrier chaque matin - Signer les recommandés et gérer leur distribution - Établir les notes de frais kilométriques mensuelles selon l'agenda - Effectuer le pointage de recettes et dépenses, préparer les pièces comptables - Rédiger des notes internes, prendre des notes en réunions et rédiger des comptes rendus - Gérer les contrats d'entreprise - Organiser divers évènements tout au long de l'année - Gérer les réseaux sociaux et la communication via Canva notamment - Diffuser les annonces de recrutement, contacter et suivre les candidatures, présélectionner et gérer les RDV pour les entretiens - Recenser les souhaits de formations auprès des collaborateurs et les présenter à la direction pour validation - Gérer les commandes de fournitures en tenant une liste par collaborateur/trice - Commander le nécessaire auprès des partenaires les mieux placés en termes de prix, mettre en concurrence régulièrement les fournisseurs - Gérer le parc informatique et les copieurs en lien avec les services experts (pannes, autorisations d'accès, programmation des boîtes mail et codes confidentiels, autorisations d'accès' - Gérer les problèmes de paramétrage de téléphonie - Souscrire aux abonnements téléphoniques et préparer les téléphones portables - Lors des intégrations de nouveaux collaborateurs/trices, programmer leurs identifiants, adresse mail, connexions diverses, s'assurer que le matériel informatique soit fonctionnel Profil recherché : - Vous suivrez une formation en BTS GPME à la rentrée - Maîtriser la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) en niveau avancé - Maîtriser idéalement l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, etc.) - Très bonne maitrise du français (orthographe, grammaire) et des règles de communication écrite - Faire preuve d'autonomie, de ponctualité et de proactivité - Savoir prendre des initiatives - Savoir prendre du recul et s'adapter au changement - Savoir organiser son activité et planifier ses tâches - Connaissances en gestion administrative - Connaissance des normes rédactionnelles - Savoir prendre des notes - Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire - Connaissances en gestion administrative du personnel