RESPONSABILITÉS : Missions : Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la formation continue ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement du Pôle gestion de la FPS. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. 1. Gestion administrative et financière • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la Formation Professionnelle en Santé. • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion. • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), • Assurer l'accueil physique et téléphonique, • Retranscrire des informations orales à l'écrit. • Prendre en charge les dossiers des stagiaires de formation continue de la candidature à la délivrance du diplôme et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés. • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du pôle. • Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité. 2. Gestion pédagogique Suivre les programmes des formations, établir les réservations de salles, et suivre les émargements. Assurer le relais entre l'équipe pédagogique et les étudiants. Vérifier les conventions et contrats des stagiaires, les modifier en cas de besoin, et assurer le suivi des conventions aux diverses étapes de leur validation. Participer à l'élaboration du calendrier et à l'organisation matérielle des examens : collecte des sujets d'examens, collecte des copies, saisie des notes... Participer à la préparation et à l'organisation matérielle des jurys : édition des procès-verbaux, corrections, affichage des résultats... Assurer la reprographie des documents administratifs et pédagogiques à l'attention des étudiants. Éditer et remettre à l'usager des documents administratifs (attestations, relevés de notes). 3. Activités annexes • Participer aux examens et évènements de l'UFR (élections, PASS...) • Participer aux opérations collectives du service (archivage, classement...) Conditions particulières d'exercice L'activité s'exerce dans le cadre de réformes régulières d'études de santé, de la formation professionnelle en générale et plus particulièrement en Santé. Positionnement hiérarchique Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable du Pôle gestion de la FPS de la FSMPM. Sujétions particulières : - Encadrement (oui/non) : non - Conduite de projet (oui/non) : non PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES REQUISES : Connaissances et savoirs : · Connaissance du fonctionnement de l'établissement, de la composante. · Règlementation en matière de formation initiale et continue. · Techniques d'élaboration de documents · Techniques d'accueil téléphonique et physique · Culture internet · Travailler en équipe · Utiliser les outils bureautiques · Techniques de communication · Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE, E-Candidat). Savoir-faire : · Accueillir et prendre des messages · Accueillir les populations concernées · Enregistrer et classer les documents · Mettre en œuvre des procédures et des règles · Savoir rendre compte Savoir-être : · Aptitude relationnelle, notamment maîtrise de soi, vis-à-vis des partenaires, usagers, et dans l'environnement professionnel en général. · Sens de la confidentialité · Sens de l'organisation · Réactivité · Rigueur / Fiabilité · Sens relationnel Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé : - Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail) - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social