RESPONSABILITÉS : Rattaché(e) à la Direction du Département International de Coutot-Roehrig, vous aurez deux missions principales : - La gestion administrative des dossiers de généalogie, en soutien de nos Généalogistes Chercheurs - Assister la Direction dans l'organisation interne du service. La pratique courante de l'anglais et de l'espagnol sont des prérequis essentiels pour ce poste. Vous parlez également couramment le français. Nous envisageons une prise de poste dès le mois de janvier 2025. Le poste est à pourvoir à Marseille (13006). Vos principales missions seront les suivantes : Concernant la gestion administrative des dossiers de généalogies : - Assurer l'administration lié aux dossiers de généalogie (notamment demandes d'actes, contrats et procurations aux héritiers), - Prendre en charge les appels téléphoniques des dossiers dont vous avez la charge, - Saisir les données dans l'application de gestion, - Organiser les renvois administratifs des dossiers, - Assurer la liaison avec les généalogistes sur le terrain, - Assurer le classement et l'archivage des dossiers. Concernant l'organisation interne du service : - Gérer les agendas et l'organisation des déplacements professionnels de la direction, - Participer à l'organisation des réunions du service et tenue des comptes-rendus, - Participer à l'organisation d'événements professionnels en France et à l'international, - Participer à la gestion administrative générale du service - Suivi de la facturation et des outils du service, notamment statistiques PROFIL RECHERCHÉ : Dans un environnement de travail international, nous recherchons, un(e) candidat(e), issue d'une formation BAC+2 et ayant eu une solide expérience en tant qu'Assistant(e) de direction, maitrisant le français, l'anglais et l'espagnol. Vous intégrerez une équipe dynamique. Un très bon relationnel, être agile et proactif, avec un sens important du service sont des qualités essentielles pour ce poste. Il s'agit de travailler tant en équipe qu'en autonomie, avec organisation, enthousiasme et rigueur. La maitrise des outils informatiques (Internet, Word, Outlook, Excel,) et des qualités rédactionnelles sont des prérequis. La rémunération sera à déterminer selon le profil.