RESPONSABILITÉS : En lien avec le chef de département et les 3 directeurs des études, la gestionnaire assure la gestion administrative et pédagogique du département Sciences des données, en binôme avec 1 autre gestionnaire Le département Sciences des Données est organisé sur 3 niveaux de formation (BUT 1, BUT 2 et BUT 3) Activités ADMINISTRATIF Accueil physique et téléphonique,mails, convocations et autres documents aux usagers Information, conseil, orientation des étudiants Suivi du budget Gestion des missions enseignants Soutien logistique (locaux, matériels) des soutenances, journées immersion... Saisie hebdomadaire des services enseignants et transmission aux services financiers Préparation des devoirs finaux (suivi des impressions, planning, convocations, surveillants, secrétaire BVEH RECRUTEMENT : PARCOURSUP/ECANDIDAT/CAMPUS FRANCE Convocations aux tests de positionnement et/ou entretien Extraire régulièrement les listes Parcoursup-Ecandidat-Campus France Assurer le suivi des dernières inscriptions et des relances - APOGÉE Vérifier les inscriptions administratives Procéder aux inscriptions pédagogiques Saisir les modalités de collecte et règles de calcul de notes Elaborer les maquettes d'extraction de notes, extraire les notes Elaborer les maquettes de notes de PV de jury, de relevés de notes Éditer les PV, préparer les jurys Exporter les relevés de notes, les éditer, les transmettre aux étudiants SUIVI DES ABSENCES Saisie des absences étudiants en lien avec les directeurs d'études : production de tableaux de bord Accueil des étudiants (collecte et saisie de justificatifs, délivrance d'attestations), convocations STAGE et PSTAGE Communiquer avec les entreprises Diffuser les offres de stage et d'emploi Suivi des conventions de stage Récupérer les évaluations de fin de stage aux tuteurs d'entreprises et les rapports de stage,les dispatcher aux tuteurs universitaires et collecter les notes HYPERPLANNING Maquetter les cursus et rattacher les étudiants aux parcours Élaborer les emplois du temps RÉFFORMATION Élaborer les maquettes de formation des 3 années du BUT SD FI et 2 années du BUT SD FA - SCODOC (Le département SD est département pilote) Gestion des absences et des notes, formation des groupes, maquettage des coefficients COMMUNICATION TRANSVERSALES SD/IUT ET LIEN AVEC LES ENTREPRISES PARTENAIRES Préparation, planification avec le chef de département des immersions, stage dating, jobdating de l'apprentissage, challenges et akathon, séminaires, JPO, SEL, parrainages des promos, forums PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel - Logiciels bureautiques courants - Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants - Maquettes des formations - Etablissement et ses composantes : Connaissance des formations proposées à l'IUT de Lille - Respect des procédures et bonnes pratiques administratives Savoir-faire opérationnels Travailler dans des délais contraints Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs Respecter la confidentialité des données Savoir faire comportementaux Avoir le sens de l'accueil et du service public Faire preuve d'organisation, de discrétion et de rigueur, de discrétion et de réactivité Savoir travailler en équipe et pour plusieurs personnes Faire preuve d'impartialité Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Savoir gérer les conflits Formation : Baccalauréat général ou dans le domaine de la gestion des organisations et de l'administration Expérience souhaitable en accueil de public Conditions particulières d'exercice Réorganisation administrative des structures de l'IUT en cours