Référence CSP: O059250/616001228 Apporte une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Assurer l'organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes. Missions Organisation de la vie professionnelle du D.G.S. * Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du D.G.S. (gestion complète) * Rappeler les informations importantes et transmettre des messages * Etablir une relation de confiance avec le D.G.S. * Gérer le suivi des parapheurs * Gestion du courrier du D.G.S. * Préparer les dossiers pour les réunions * Rédiger des compte-rendu * Préparer des supports de présentation des informations générales Organiser le Conseil municipal * Préparer les dossiers (projets de délibération, dossier du conseil...) * Assister au conseil municipal * Contrôle de légalité Suivi des projets et activités de la direction * Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat * Participer aux groupes de travail * Suivre l'exécution budgétaire du service (préparer le budget, émettre les bons de commande, contrôle des factures..) Coordonner le secrétariat général * Assurer la circulation de l'information * Veiller à la continuité des missions * Animer, piloter, encadrer l'équipe Organisation et planification des réunions (Codir, commissions.) * Rédiger les ordres du jour en concertation avec le D.G.S. * Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion * Prendre des notes lors des réunions * Rédiger les comptes rend * us Archives de la collectivité * Assure le lien avec le SIVOM Gestion du DICRIM, PCS, CatNat * Rédaction et suivi du PCS * Rédaction et suivi du DICRIM Organisation des élections * Organiser les élections en lien avec la responsable du service Taches diverses Veiller à la bonne tenue, la mise à jour et l'archivage de tous les dossiers sur le serveur de la DGS Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent Adapter son discours en fonction des interlocuteurs Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers Assurer le lien avec les autres directions et notamment les Directeurs