RESPONSABILITÉS : 1. Définition : Sous la responsabilité du Directeur de la Logistique, du Biomédical et de l'Hôtellerie (DLBH) et du Directeur des Achats et des Approvisionnements (DAA), le ou la secrétaire de direction assure les missions suivantes : - Organiser le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. - Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, etc.) Elle assure également la continuité d'activité en cas d'absence du ou de la secrétaire de direction de la DRH. 2. Activités principales : - Accueil des interlocuteurs internes et externes, - Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques, - Prise de notes, frappe et mise en forme de documents, - Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda des Directeurs, - Organisation de réunions, évènements, commissions spécialisées, pour les Directeur et pour le ou la responsable du service biomédical - Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, compte-rendus, décisions, arrêtés (enregistrement, tri, diffusion, classement et archivage), - Préparation et suivi de dossiers, - Impression et reproduction des documents, - Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax), - Gestion des plannings des Cadres, ainsi que de l'équipe biomédicale, sur Agirh planning, - Gestion des demandes d'ordres de mission des personnels de l'établissement, - Réalisation de tâches diverses (gestion de fiches d'évènements indésirables, tenue et mise à jour de divers documents ou tableaux de bord, etc.). PROFIL RECHERCHÉ : 2. Conditions particulières Prérequis : Maîtrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat Techniques d'accueil physique et téléphonique Bonne maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire et vocabulaire) Capacités synthétiques et rédactionnelles Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité Horaires : Travail en 7h30 Correspondance statutaire indicative : Adjoint administratif. expérience souhaitée de 2 ans en assistanat de Direction polyvalence / rigueur