Référence CSP: O086241/128001289 Apporter une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers - Organiser de façon permanente la vie professionnelle du directeur général des services o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages o Organiser les déplacements du cadre - Organiser et planifier des réunions o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre o Respecter les délais de transmission de documents divers avant la réunion o Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus du COMDIR - Assurer le secrétariat du directeur général des services o Rédiger et mettre en forme tous types de courriers o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers o Organiser le classement et l'archivage des dossiers - Procéder à l'accueil téléphonique et physique du secrétariat général et à l'accueil o Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers le service compétent o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques - Remplacer la secrétaire de direction, plus précisément chargée du secrétariat des élus pendant ses absences o Assurer le secrétariat du Maire, des Élus et des commissions o Préparer les réunions du Conseil Municipal et des Bureaux Municipaux et réaliser les comptes-rendus o Assurer le suivi des documents à transmettre au contrôle de l'égalité et autres interlocuteurs (Délibérations, procès-verbaux, décisions, arrêtés...) - Gérer les services Etat civil/Élections/CNI-Passeport o Manager une équipe de trois personnes o Organiser les plannings d'ouverture du service « CNI » o Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil en l'absence de l'officier d'état civil o Contrôler l'authenticité des attestations fournies o Etablir les différents actes d'état civil o Etablir les dossiers de mariage o Participer à l'organisation des élections