ASSISTANTE / ASSISTANT GESTIONNAIRE DE LA DIRECTION TERRITORIALE DE HAUTE-SAÔNE H/F 70 - Saône (Haute)
Offre n° 8560059
ASSISTANTE / ASSISTANT GESTIONNAIRE DE LA DIRECTION TERRITORIALE DE HAUTE-SAÔNE H/F
70 - Saône (Haute)
Publié le 08 juin 2024
Référence CSP: ARS_2024-3981 Missions de l'assistant.e. / gestionnaire administratif.ve. pour la direction territoriale : - Assure la permanence physique et téléphonique des sollicitations et les oriente (en interne) - Assure la GEC et la gestion de la boite mail du service - Assure le classement documentaire et l'archivage des dossiers sur le réseau (selon une arborescence partagée avec l'équipe) - Suit les plannings du service (réunions, congés ...) de la direction territoriale et l'agenda de la directrice - Réalise des procédures sur ces missions et les actualise - Prépare les documents nécessaires aux réunions ou aux rendez-vous - Organise des réunions avec les partenaires : annuaires, réservation salle, liste de diffusion, invitations, rédaction et diffusion compte-rendu . - Participe à l'organisation d'évènements particuliers (type séminaires, assemblées.) - Participe à l'élaboration de documents de synthèse ou d'information et en assure la diffusion - Contribue à l'organisation, au suivi des instances de démocratie sanitaire - Contribue au processus d'animation territoriale (contractualisation...) - Instruit des dossiers en lien avec la directrice et/ou les chargés de mission Missions de l'assistant .e. / gestionnaire administratif.ve. pour l'unité territoriale de santé environnement : - Assurer la réception des appels et oriente les sollicitations Assurer la GEC, la gestion des courriers papier et la gestion de la boite mail du service, assurer le classement documentaire et l'archivage des dossiers sur le réseau - Télécharger les dossiers d'avis sanitaires sur le serveur et dans le tableau de suivi dédié à partir des diverses plateformes des partenaires, enregistrer et transmettre les réponses du service, - Maintenir à jour les annuaires - Recenser les procédures, mettre à jour les procédures du service, assurer la revue des procédures, - Préparer des documents type, assurer leur mise à jour, - Mettre à jour le serveur et en particulier son organisation en lien avec la responsable UTSE et les cellules - Classer et archiver des documents (papier et informatique). - Organiser et participer à des réunions avec les partenaires : réservation salle, liste de diffusion, invitations, rédaction et diffusion compte-rendu. - Constituer des fonds de dossier en tant que de besoin - Planifier les réunions de service, rédiger le compte rendu de ces réunions. - Réaliser des bilans et tableaux de bord d'activité demandés par la région, le ministère, . - Suivre les dysfonctionnements du marché public eaux en lien avec la cellule eau, suivre et notifier les pénalités - Alimenter des bases de données spécifiques (sise eaux, aquasise, ..) - Appuyer l'UTSE sur des dossiers spécifiques (sécheresse, délestage, vigipirate, .) en particulier pour la transmission de courriers ou de mails et de le suivi des réponses Missions spécifiques : - Assure la logistique du site de la Direction territoriale en lien avec le Secrétariat Général de l'ARS (relations avec les pre
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Le ministère des Solidarités et de la Santé prépare et met en œuvre la politique du Gouvernement dans les domaines de la solidarité, de la cohésion sociale, de la santé publique et de l'organisation du système de santé. Il participe à la définition et à la mise en œuvre de la politique du Gouvernement dans le domaine de la protection sociale.Il comprend 8 directions d'administration centrale dont principalement:La direction générale de la santé ;La direction générale de l'...
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