Référence CSP: O031250/619001944 Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Direction des Affaires Générales avec laquelle vous travaillez en étroite collaboration, le Chargé des affaires générales aura pour mission de mettre en ½uvre et suivre la gestion des actes, les instances représentatives en tenant compte de la réglementation mais également d'être un appui permanent et proactif dans l'organisation de l' activités du pôle direction et d'assurer une fonction ressource pour garantir le respect des échéances et la qualité des documents produits par le pôle direction. Il vérifie et suit l'application des textes en vigueur dans son domaine de compétence. 1. Tenue des assemblées - Participation à la préparation des séances du Conseil municipal (élaboration de la notice explicative, envoi des convocations, rédaction des délibérations) - Faire le lien avec les institutions et autres partenaires extérieurs (préfecture, secrétariat des élus des collectivités, ...) - Gestion de l'affiche légal - Assurer l'organisation des commissions municipales : convocation, compte rendu ... - Assurer le classement 2. Actes - Rédiger les actes administratifs (délibérations, arrêtés et décisions) - Tenir les registres - Assurer l'affichage 3. Gestion des archives - Être référent archive pour le lien avec les archives départementales et la société - Tenir le plan de classement - Être en lien avec les services pour l'archivage annuel 4. Assistance de direction - Mettre à jour tous les tableaux de bords de suivi d'activité - Participer aux projets - Planifier les réunions, rédiger, éditer et envoyer les invitations et dossiers aux participants - Rédiger les courriers et les comptes rendus de réunions - Assurer le suivi du courrier - Assurer le secrétariat courant - Organiser et assurer la diffusion de l'information 5. Gestion des contrats d'assurances et des déclarations : - Effectuer les déclarations de sinistre - Suivre l'activité en lien avec les contrats d'assurance 6. Gestion administrative du service de portage de repas - Saisir les commandes - Faire le lien avec le traiteur - Organiser la tournée 7. Autres missions administratives : - Gestion des baux (rédaction des conventions, suivi des échéances, avenants et les augmentations de loyers) - Gestion des autorisations de taxi - Gestion des demandes d'occupation de domaine