Description : I. OBJET Ce profil de poste décrit les missions, activités, relations professionnelles et les compétences et/ou capacités requises ou à développer d’une assistante médico-administrative affectée dans le service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatiques des membres Exigence institutionnelle : Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité. II. LIEU D’EXERCICE Pôle 19 : Pôle Humain en Mouvement Sud Secteur : Hôpital Sud service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatiques des membres III. DENOMINATION DU POSTE Catégorie : C - B Fonction : Assistante Médico-Administrative – Adjoint Administratif Affection : Service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatiques des membres Taux : 100% IV. MISSIONS DU SERVICE Accueil et gestion des patients dans le service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatique des membres 2 V. ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE Les activités spécifiques au poste sont susceptibles de modifications selon l’évolution des pratiques et des activités du service. Accueil physique des patients ✓ Accueil physique du patient, identitovigilance, gestion de la consultation du patient via le logiciel KATE 360 ✓ Gestion du dossier informatisé du patient ✓ Vérification des documents apportés par le patient (radiographie, courrier, …) et intégration dans le dossier informatisé du patient ✓ Cotation des actes de consultation ✓ Gestion des RDV de suivi en post-consultation Accueil téléphonique ✓ Prise de RDV (vérification et/ou mise à jour des données administratives du patient) ✓ Prise et gestion des demandes spécifiques des patients (certificat, duplicata de documents,….) ✓ Prise de message pour les médecins Gestion des boites mails et des demandes de rendez-vous en ligne : ✓ Gestion de la boite mail commune du service. ✓ Gestion de la boite mail MonSisra ✓ Gestion des demandes de rendez-vous en ligne via le logiciel Easily Activité secrétariat de programmation en collaboration avec l’IDE de programmation ✓ Accueil physique des patients pour une programmation chirurgicale ✓ Programmation sur Easily bloc des interventions, gestion des RDV spécifiques liés à l’hospitalisation ✓ Remise au patient des documents d’hospitalisation, explications données au patient concernant les démarches administratives nécessaires à son hospitalisation ✓ Orientation du patient auprès de l’IDE de programmation ✓ Gestion des rajouts des patients sur le programme opératoire suite au staff du matin. Gestion du programme opératoire : ✓ Gestion des absences des chirurgiens et des périodes de vacances scolaires: mise en place d’un planning spécifique ✓ Contrôle de cohérence du programme opératoire Gestion administrative (consultation et hospitalisation) ✓ Gestion du dossier patient : saisie du courrier, CRH, PMSI, numérisation des documents et du dossier IDE,… ✓ Gestion et suivi des demandes de communication d’information de santé (communication de dossier) ✓ Gestion des dossiers papiers du patient en lien avec les archives centrales ✓ Gestion des mails ✓ Gestion dans Easily des agendas des chirurgiens et de l’HDJ RAAC. ✓ Diffusion du programme opératoire ✓ Participation aux différents Staffs du service puis gestion des informations Binôme secrétariat MPR orthopédie : ✓ Gestion des absences et congés de la secrétaire du MPR orthopédie selon une procédure établie Binôme secrétariat Urgences : ✓ Gestion des absences et congés de la secrétaire des urgences selon une procédure établie Télétravail : mise en place possible selon la charte établie dans le service 3 VI. RELATIONS PROFESSIONNELLES SPÉCIFIQUES Relations hiérarchiques : ✓ La secrétaire médicale référente ✓ La cadre supérieure de gestion du pôle Relations fonctionnelles : ✓ Le chef de service ✓ Les équipes médicales, paramédicales et administratives du Service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatiques des membres et MPR orthopédie ✓ Les cadres de santé des unités d’hospitalisation, du service des urgences, du bloc opératoire Profil recherché : COMPÉTENCES ET QUALITES REQUISES ✓ Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve ✓ Ecoute et disponibilité, sens de l’accueil ✓ Organisation et rigueur ✓ Maitrise de l’expression française écrite et orale ✓ Autonomie et esprit d’initiative ✓ Esprit d’équipe (solidarité, collaboration) ✓ Connaissances des outils de bureautique (Outlook, Word, Excel) et des outils spécifiques au CHUGA : Easily, Cristal Link,…) ✓ Capacité à prioriser en fonction de l’activité