POSTE : Assistant d'Agence H/F DESCRIPTION : Votre challenge : Etre l'Assistant(e) d'agence IDF de nos différentes BU au siège social à Clamart (92). Vos missions : Support Agences : - Gestion du standard téléphonique, - Gestion de l'affichage et de la décoration de l'agence, - Accueil des visiteurs (clients, candidats), - Réception et envoi des colis, - Gestion des fournitures et des consommables : identifier les besoins en approvisionnement et passe des commandes. Veiller à la bonne utilisation de ces ressources ; - Gestion des courriers (entrants et sortants) et factures : réception, contrôle et traitement, - Gestion des réunions (planification, compte rendu) ou agenda à la demande de son Responsable ; - Gestion de la partie logistique des déplacements des collaborateurs (réservation des moyens de transport et hébergement) dans le respect des procédures en vigueur ; - Gestion des prestataires externes, - Aide à l'organisation des événements d'agence, - Interlocutrice des Services Généraux de l'immeuble, - Assurer la gestion du parc véhicules « libre-service » (entretien, réparations, contrôles techniques, sinistres, contrats d'assurance) ; - Assurer la gestion du planning des réservations et contrôler régulièrement les carnets de bord, - Vérification de l'état de l'agence (état des salles de réunion, Bureaux d'Etudes). Tâches Gestion du Personnel et Gestion de la facturation des affaires - Suivi des déplacements / Missions en Assistance Technique des agences IDF = rédaction des Ordres de Mission, vérification des feuilles d'Indemnités Kilométriques, mise à jour des fiches missions dans le logiciel interne, assistance / gestion logistique des déplacements ; - Suivi des visites médicales des agences IDF, - Préparation des arrivées / départs agences IDF (MAJ des trombinoscopes, dossiers du personnel, tableaux de suivis), - Support administration du personnel des agences IDF (notes de frais), - Suivi administratif et MAJ des Plans de Prévention des agences IDF = maj du tableau de suivi, suivi des attestations et des PDP, - Suivi des dosimètres des collaborateurs (commande, suivi des envois tous les trimestres), - Facturation de l'un de nos clients stratégiques : réalisation des Bons de Livraison, envoi des mails, suivi des AR et réponse aux donneurs d'ordres. PROFIL : Pour relever ce challenge, vos atouts : - Diplômé(e) d'un BTS ou BUT spécialisation Assistanat, SAM ou autre, - Une première expérience à minima en alternance dans l'Assistanat polyvalent, - Doté(e) d'un bon relationnel, vous faites preuve de rigueur, de ponctualité, d'organisation, de fiabilité, de proactivité et de confidentialité. - Excellente maîtrise du Pack Office. Conformément à notre politique d'inclusion et de diversité, nos postes sont ouverts à tous. Prêt(e) à rejoindre ce projet challengeant, nous vous attendons !