RESPONSABILITÉS : Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative Modes de fonctionnement des administrations publiques Organisation, fonctionnement et activité de l'établissement Domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines Mettre en œuvre une démarche qualité. Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique Utiliser les techniques de classement et d'archivage Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure Gérer le courrier, la messagerie Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures... Gérer les plannings, le(s) agenda(s) et contrôler les échéances Mettre en œuvre des procédures de gestion Organiser et alimenter les bases de données Participer à l'organisation de salons, colloques, manifestations, conférences Procéder à l'archivage des pièces administratives Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe Suivre le budget du service Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes PROFIL RECHERCHÉ : Travailler en équipe Informer et rendre compte Notions de base en gestion budgétaire et comptable Rechercher l'information, la vérifier et la classer Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Notions de base en gestion budgétaire et comptable Planifier son activité