Référence CSP: O092250/625000668 * Sous la responsabilité de la Directrice de la Communication et de l'Evénementiel et rattaché au Directeur adjoint de l'Evénementiel, l'assistant chargé de projet assiste le Chargé de projet événementiel & communication dans la bonne mise en ½uvre des projets événementiels. * Il assurera la coordination entre les différents interlocuteurs des projets. Il sera ainsi amené à collaborer avec tous les services de la Mairie ainsi qu'avec des prestataires. * Il assurera le suivi budgétaire et pourra être amené à mener des négociations avec les prestataires pour pouvoir rentrer dans ledit budget. * EVENEMENTIEL : ? Gérer la liste des invités (centralisation des coordonnées, envoi des invitations, relances, mise à jour de la liste des présences), ? Etablir et respecter le calendrier/rétro-planning défini, ? Prendre connaissance du budget alloué et le respecter, ? Identifier et négocier avec les prestataires, ? Organiser l'accueil des convives, ? S'assurer du bon déroulement de l'événement et apporter des solutions pro-actives le cas échéant, ? Clôturer l'événement en veillant à ce que les lieux soient remis en état par exemple, ? Réaliser des bilans. ? Exemples de projets : ? Remise des médailles aux agents municipaux, remise des médailles du privé ? Accueil des nouveaux Clichois, accueil des nouveaux agents ? Cérémonies diverses : des naturalisés, jumelage... ? Vernissage à l'Hôtel de Ville ? Gestion des goodies sur événements externes. ? Etc. 2. Gestion administrative transversale. Le chargé de projet aura également un volet administratif à gérer : ? Calendrier des événements : mise à jour du suivi de l'activité de l'équipe dans le calendrier équipe et le calendrier ville, relance des Directions internes pour préciser les briefs. ? Fichier de contacts : mise à jour du fichier des prestataires, des contacts (lors des invitations). * COMMUNICATION : Dans le cadre du développement des projets, l'assistant chef de projet épaulera le chef de projet dans le suivi des actions de communication conçues en collaboration avec le service Communication : invitations, affiches, signalétiques, etc. Il pourra ponctuellement être sollicité pour prendre des mesures sur le terrain.