RESPONSABILITÉS : Mission 1 : Gestion administrative des départements HSE & TC - Accueillir, informer et orienter l'ensemble des usagers des départements : futurs étudiants, étudiants, enseignants, enseignants-chercheurs, chargés d'enseignement vacataires, fournisseurs et partenaires, - collecter, traiter, contrôler et conserver les informations et documents, - assurer une communication adaptée dans la diffusion d'information, - alimenter les bases de données, répondre ou suivre les différentes enquêtes, - préparer et suivre les engagements financiers sur budget du département : o préparer les commandes sur marché ou réaliser la mise en concurrence et transmettre au service financier les pièces nécessaires à l'établissement des bons de commande, o réceptionner, contrôler et informer le service financier de la constatation du service fait, - préparer et suivre, en qualité d'assistant.e de saisie, les ordres de mission des personnels, CEV et étudiants, - préparer/organiser les temps institutionnels du département : Conseils de département, Conseils de perfectionnement, élections...assurer la rédaction et la diffusion des relevés de décisions et/ou des comptes rendus, - participer l'organisation des évènements du département. Mission 2 : Gestion pédagogique du département - Participer aux campagnes de gestion des candidatures : contrôler la recevabilité administrative des dossiers [ParcourSup et E-candidat] et transmettre aux commissions de sélection, - participer aux campagnes des inscriptions administratives [IA] : contrôler les pièces administratives pour permettre l'inscription par le service scolarité, - réaliser les inscriptions pédagogiques [IP] des étudiants, - saisir les emplois du temps [ADE Planning] conçus par l'ingénieur pédagogique et prendre en charge les demandes de modifications - assurer le suivi de l'assiduité : contrôler la recevabilité administrative des justificatifs d'absence, les traiter, les enregistrer et transmettre les éléments aux responsables pédagogiques en charge de ce dossier, - gérer les relations avec les CFA et entreprises d'accueil des alternants (60 à 80 alternants), - mettre en œuvre les étapes du conventionnement pour la mise en stage des étudiants de formation initiale [Esup-Stage], - assister la mise en œuvre des projets et des situations d'apprentissage et d'évaluation (SAÉ) du département, - assurer la remise des relevés de notes, des avis de poursuite d'études et des diplômes. PROFIL RECHERCHÉ : Titulaire d'un bac minimum, vous devez avoir une expérience réussie sur des missions similaires. - maitrise des techniques d'expression orale et écrite, - connaître les modalités de préparation de la commande publique, Compétences opérationnelles - Savoir travailler en autonomie, comme en équipe, et rendre compte de ses actions, - être en relai du binôme et assurer la prise en charge de niveau 1 en situation d'absence, - être méthodique, rigoureux et rendre compte, - savoir gérer les priorités, - communiquer avec les services et les partenaires, - concevoir des tableaux de bord et indicateurs de gestion. Compétences relationnelles et comportementales - Sens du contact et du relationnel, - discrétion professionnelle, - réactivité et prise d'initiatives, - rigueur et fiabilité, - maitrise de soi. Contrat : CDD temps plein à pourvoir du 21 Août au 31 Août 2026. (renouvellement possible par année universitaire) Rémunération : 2189 € brut mensuel. Si cette offre d'emploi vous intéresse, n'hésitez pas à envoyer votre candidature.