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ASSISTANT(E) DE DIRECTION - CONSEIL DEPARTEMENTAL DU NORD (H/F) 59 - Nord
Offre n° 8828750
ASSISTANT(E) DE DIRECTION - CONSEIL DEPARTEMENTAL DU NORD (H/F)
59 - Nord
Publié le 13 juin 2024
Référence CSP: O059240/201368686 Sous l'autorité de la Directrice du retour à l'emploi, vous apportez une assistance permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Vous alertez la Direction sur les demandes urgentes. Vous animez le secrétariat de la Direction en travaillant en équipe et en transversalité afin d'assurer la continuité du service. Véritable interface entre les pôles et services et la Direction, vous alertez sur les demandes urgentes, compilez les données et assurez un suivi ascendant et descendant. Relations professionnelles : Internes * Contacts directs et échanges permanents avec le cadre qu'il assiste * Relations avec l'ensemble des services de la collectivité Externes * Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures * Relations éventuelles avec la population Savoir faire Organisation de la vie professionnelle du cadre : * Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre * Rappeler des informations importantes et transmettre des messages * Gestion du courrier du cadre * Organiser les déplacements du cadre * Établir une relation de confiance avec le cadre Suivi des projets et activités de la direction : * Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat * Renseigner des tableaux de suivi des activités du service * Coordonner une équipe de secrétaires * Organiser le classement et l'archivage des dossiers Accueil téléphonique et physique au secrétariat : * Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent * Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur * Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques Organisation et planification des réunions : * Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre * Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions * Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus Gestion de l'information, classement et archivage de documents * Préparer les dossiers pour les instances Savoirs * Notions d'organisation et de gestion du temps de travail * Règles de l'expression orale et écrite de qualité * Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.) * Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire * Fonctionnement de l'internet et de l'intranet * Tableaux de bord et outils de planification et suivi * Principes rédactionnels de la note de synthèse * Principes rédactionnels du compte-rendu
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Conseils départementaux
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