RESPONSABILITÉS : Missions principales : En soutien à la responsable du secrétariat général : - Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS - Rédaction des projets de délibération - Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs) - Participations aux séances, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, des décisions, des comptes-rendus de réunions (travail en soirée une fois par mois) - Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels - Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération - Suivi de projets et activités de la direction - Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...) - Organisation de réunions - Mise à jour des tableaux de bord de la Direction - Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence - Réception, enregistrement et transmission du courrier sur Dotelec Missions ponctuelles : - Accueil physique et téléphonique du public avec amabilité - Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels - Gestion de la boîte mails de l'accueil PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : - Excellentes capacités rédactionnelles - Maîtrise indispensable des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook...) - Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence...) - Maîtrise des outils d'échange d'information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne...) - Connaissance du logiciel Ciril Savoir être : - Anticiper et/ou faire preuve de réactivité - Faire preuve d'une grande rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité...) - Autonomie dans l'exercice de ses missions - Amabilité - Sens du service public - Capacité à rendre compte à sa hiérarchie - Disponibilité (travail en soirée une fois par mois, sur des dates prévues à l'avance) - Devoir de réserve / confidentialité et neutralité - Discrétion