RESPONSABILITÉS : ORGANISATION DU TRAVAIL : Temps partagé entre l'équipe mobile hépatites (matin) et secrétariat de gastro-entérologie (AM) pour la frappe. Quotité hebdomadaire : 36 H de jour. Nombre de RTT : 5. Horaire journalier : 8h30 – 12 h00 / 12h30 -16h12 (pause repas de 30mn). Cycle: 2 semaines. Repos : fixes. FINALITE SPECIFIQUE DU POSTE : - Accueil téléphonique, - Accueil des patients, - Gestion du dossier patient et de l'information : • Réaliser la répartition et le classement des documents. • Création et gestion du dossier patient EMH. • Assurer la complétude du dossier patient. • Saisie des courriers. - Traitement des dossiers et documents médicaux (classement), - Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives concernant le(s) patient(s), - Coter les actes sur Crossway®(actes IDES EMH/PASS/UCSA), - Gérer les rendez-vous du Dr REMY et des infirmiers de l'EMH (PASS-UCSA-GASTRO), - Organisation des hospitalisations de jour des patients de l'EMH, - Organiser les réunions : • Les réunions du service et traiter les comptes rendus, • Organiser les sessions de formation (journées de rencontres de l'EMH : envoi des invitations, préparation des présentations par Power Point, accueil des participants...) • Préparation et participation aux RCP mensuelles : Invitations médecins – Fiches RCP • Organisation des « sorties camion » = logistique – relation avec les différentes structures. - Réalisation du bilan annuel d'activité en partenariat avec le reste de l'équipe, - Enregistrement journalier de l'activité des IDE (enregistrement journalier), - Gestion des consommables : stock de Test Rapide à Orientation Diagnostique, matériel nécessaire aux IDE, - Liaison entre l'EMH – le service de Gastro (Dr REMY) – les structures internes et externes, - Gérer la communication concernant les activités de l'EMH (affiches, journées, flyers, ...) Relation avec le service Communication du CHP, - Travail avec tous les professionnels en lien avec l'EMH : · En interne : o Les IDE de l'équipe mobile. o les interservices hospitaliers : la Gastro-Entérologie, l'UCSA, l'UMCRA, la PASS, le service d'Addictologie. o le DIM, le service Informatique. o la service de communication. · En externe : o les associations des patients, travailleurs sociaux, les professionnels de santé, responsables et IDE des structures extérieures au CH. PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES ASSOCIEES : Connaissances toutes celles prévues au profil de poste générique GRADE ASSISTANTE MEDICO-ADMNISTRATIVE. - Connaissance des droits des patients. - Maîtrise du vocabulaire médical. - Communication / Relations professionnelles : • Connaissance de l'hôpital et de son organisation. • Connaissance de la réglementation hospitalière. • Connaissance de l'application CROSSWAY®, PASTEL®, et autres applications métier. • Connaissance des outils bureautiques (WORD, EXCELL, POWER POINT, PUBLISHER). • Connaissance de langues étrangères si possible (anglais, espagnol, ...). Savoirs Faire Opérationnels cf profil de poste générique GRADE ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE. • Savoir écouter et reformuler les demandes. • Savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser. • Savoir utiliser internet / intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus. • Savoir rechercher le bon interlocuteur. • Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques. • Savoir synthétiser, analyser un flux d'information et prioriser les activités. Savoirs Faire Comportementaux cf profil de poste générique GRADE ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE. L'assistante médico-administrative devra particulièrement faire preuve d'autonomie, de rigueur, de cohésion d'équipe faire un rapport régulier de son activité auprès du médecin coordinateur de l'équipe mobile hépatites