Legendre Occitanie recherche pour son agence basée à Toulouse : Un(e) Assistant(e) d'agence (H/F) Sous la responsabilité du Directeur d'agence, l'assistant(e) d'agence est chargé de l'accueil, de l'administratif, assure l'interface entre les membres de l'agence, ses relations avec l'extérieur (clients, sous-traitants, fournisseurs.) et le reste du groupe (comptabilité, RH.). L'assistant(e) d'agence intervient également dans le suivi des chantiers de l'agence. A ce titre, vos principales missions seront les suivantes : Administratif Accueil physique et téléphonique de l'agence Traitement et diffusion du courrier Rédaction, mise en forme et diffusion de documents divers (courriers, devis, rapports, affectation de main d'œuvre sur chantier.) Assister le directeur d'agence dans l'organisation d'évènements Organiser les réunions de travail (préparation, centralisation des dossiers...) et leur logistique (réservations de salles, de repas .) Assurer la tenue des agendas électroniques Gestion des fournitures de bureaux (commande, validation de factures.)Suivi de l'intérim et des visites médicales Commercial Constituer et suivre les dossiers de candidature suite à un appel d'offres Assister les équipes projets sur les missions de consultation Participation à la préparation des supports pour les oraux Participer à la mise en place de supports destinés aux communications internes Facturation Enregistrement et diffusion des factures et bons de paiements (fournisseurs, clients, sous-traitants) Gestion des cautions bancaires sur les chantiers Préparation et suivi des situations clients (relances impayés, suivi des encaissements,)Préparation des bons de paiements sous-traitants pour validation par les conducteurs de travaux Technique Réaliser les DICT et les PPSPS Assurer le suivi mensuel des situations travaux (avancement, avenants, sous-traitance.) Préparation et suivi des agréments et des contrats de sous-traitance Etablissement et envoi des certificats de capacité Participer aux réunions techniques, prises de notes, rédaction de rapports et de compte-rendu Gestion de la sous-traitance et des pièces administratives des sous-traitants Cette liste est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des appétences et compétences du collaborateur. De formation technique Bac à Bac +2 en assistanat, vous bénéficiez idéalement d'une première expérience sur un poste similaire ainsi que d'une bonne connaissance du secteur du bâtiment. Vous savez gérer les priorités et faire preuve de discrétion quant aux contenus qui vous sont confiés. Vous êtes réactif(ve) et rigoureux(se) dans le suivi de vos dossiers. Vous maitrisez le pack office, une connaissance d'InDesign serait un atout.