Référence CSP: 2024-1663471 MISSIONS Le secrétariat de direction, composé de deux secrétaires, assure le secrétariat de la direction de l'établissement et de la directrice de site. Les deux secrétaires de direction fonctionnent en binôme et se suppléent en cas d'absences Secrétariat de Direction - Accueil physique et téléphonique - Gestion des agendas et en lien avec le CH Ravenel - Saisie de diverses correspondances (courriers, comptes rendus etc.) - Gestion de la messagerie de la direction - Traitement et diffusion du courrier interne et externe à chaque direction fonctionnelle - Mise à jour du sommaire du classement - Classement des documents (informatique/papier) - Suivi de la diffusion des notes et décisions - Traçabilité et suivi des mails et courriers concernant le GHT 7 Sud Lorraine - Suivi des enquêtes ARS - Gestion de la papeterie et commandes diverses Organisation des réunions - Organisation des rendez-vous et des réunions - Préparation et gestion des dossiers des directeurs en amont des réunions Instances : Gestion des CODIR : - Organisation du planning annuel - Réservation des salles - Appel à points - Préparation et diffusion de l'ordre du jour après validation auprès de la directrice - Création du PowerPoint - Suivi du tableau des points abordés en séance Rédaction de divers comptes-rendus de réunion Organisation/mise à jour du calendrier annuel des instances Gestion des Assemblées Générales des Cadres : - Organisation du planning annuel - Réservation des salles et des prestations logistiques - Appel à points - Préparation de l'ordre du jour et validation auprès de la directrice - Envoi de l'ODJ - Création du PowerPoint - Gestion des réponses et émargement - Installation du PowerPoint dans la salle polyvalente - Diffusion le lendemain de la séance du support Projets : - Appui à la coordination et au suivi de projets initiés à la direction Gestion de la valise de garde et diffusion du rapport : - Insertion de documents PDF dans l'espace partagé des administrateurs de garde - Suivi des modifications - Recharge du téléphone de garde de la clé 4G - Diffusion des rapports de garde (Cf. procédure) COMMISSION MÉDICALE D'ÉTABLISSEMENT (suppléance de la secrétaire de CME) - Pallier à l'absence de la secrétaire (lignes téléphoniques et secrétariat) Liste des missions non exhaustive amenées à évoluer.