Référence CSP: MINT_BA052ATB-94170 GROUPE RIFSEEP : 2 Vos activités principales : En collaboration avec le chef de service, coordonner et animer l'équipe d'agents administratifs et techniques : - gestion du courrier : gestion des contrats et matériels, gestion budgétaire de l'affranchissement de la préfecture et des sous-préfectures et de la documentation, animation et organisation du travail de l'équipe; - animation de l'accueil physique en préfecture et appui aux médiateurs numériques, organisation des missions relatives à la gestion et la diffusion du courrier dans l'ensemble des services, la reprographie, etc. Référent "Qual-e-pref" : - coordonne avec l'ensemble des services de la préfecture, la mise en oeuvre des procédures "qualité" conformément au référentiel qual-e-pref, - veille au respect de l'application des procédures "qualité" par les services. Archivage : - Assure l'interface entre les services de l'Etat (services de la préfecture et de la cité administrative) et le service départemental des archives de la Haute-Marne concernant les procédures d'archivage et de versement des dossiers; Responsable de l'accès aux documents administratifs. Les conditions d'exercice des missions énumérées ci-dessus sont amenées à évoluer dans le cadre de la mise en place du Secrétariat Général Commun Départemental. Votre environnement professionnel Activités du Secrétariat Général Commun Départemental : Le SGCD constitue un service support aux services « métier » de la Préfecture, de la DDETSPP, de la DDT. Composition et effectifs du Service de la Relation aux Usagers : 13 agents répartis en deux pôles Liaisons hiérarchiques : L'Adjoint au Chef du Service de la Relation aux Usagers est placé sous l'autorité hiérarchique du Chef de Service et de la Directrice du SGCD. Liaisons fonctionnelles : - Le Secrétaire Général de la Préfecture, les Directeurs des DDI, les Sous-Préfets, les chargés d'appui au pilotage - Les autres services du SGCD, notamment le SIDSIC et le SMP - Les services partenaires dans les domaines de l'accueil et du courrier (DDFIP, UDAP, UT DREAL, ONAC-VG, services sociaux MEF) - Les prestataires extérieurs