Référence CSP: O044241/021000729 Vous serez en charge de l'assistance directe du Maire et vous apporterez une aide permanente à la Direction (DGS et CODIR) et aux élus. Missions principales 1/ Organisation de la vie professionnelle du Maire ? Organiser l'agenda du Maire et gérer les prises de rendez-vous en fonction des priorités et des contraintes (RDV, réunions, déplacements, absences). ? Constituer et préparer les dossiers thématiques afférents aux projets, réunions, rendez-vous sur lesquels le Maire intervient ? Assurer la logistique en lien avec ces dossiers (réservation de salles, installation de matériel ou de mobilier) ? Assurer la gestion centralisée du protocole ? Rappeler des informations importantes et transmettre les messages ? Organiser les déplacements, gestion des notes de frais ? Réaliser l'accueil physique et téléphonique pour son compte si besoin 2/ Secrétariat : ? Assurer le secrétariat de la direction générale (DGS et CODIR) et des élus ? Assurer l'accueil téléphonique et physique des collaborateurs et partenaires institutionnels ? Conception et mise en place d'outils d'organisation et de suivi des activités de la direction (plannings, calendriers, tableaux de bord, comptes-rendus d'activités) ? Organiser les déplacements des élus et la gestion de leurs notes de frais ? Planification des évènements conviviaux de la direction ? Organiser les cérémonies institutionnelles ? Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents pour le Maire, la Direction générale ? Assurer le départ du courrier relatif au service direction générale et aux élus ? Effectuer la mise à jour du tableau des astreintes et de la valise d'astreinte ? Gérer la réservation de la salle des commissions ? Organiser le classement et l'archivage des dossiers 3/ Organisation et planification des temps institutionnels (commissions, conseil des Sages, conseil des Jeunes) en lien avec les référents et les élus : ? Préparer les temps, logistique, convocations ? Assurer la rédaction des comptes rendus ? Soutien au Conseil des Jeunes et des Sages dans le suivi des projets ? Suivi du service civique Conseil des Jeunes en collaboration avec l'Adjointe du DGS 4/ Aide à la réalisation des actes : ? Rédaction et passage au contrôle de légalité des décisions ? Centralisation des arrêtés