Le poste est à pourvoir aux services centraux du Crous de Toulouse-Occitanie. L'assistant(e) de direction est rattaché(e) à la direction générale de l'établissement, il / elle est placé(e) sous l'autorité de la directrice de cabinet. Effectif du service : 5 personnes : Directrice générale, Directrice adjointe, Directrice de cabinet, 1 Assistante de direction, 1 Secrétaire de direction Activités principales : Le ou la secrétaire de direction exécute un ensemble d'activités d'accueil et de secrétariat, au sein du Cabinet, qui concourent au bon fonctionnement de la Direction générale du Crous de Toulouse - Occitanie. Gestion administrative * Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes et comptes rendus * Classement et archivage des documents (papier et numérique) * Gestion du courrier et des mails de la direction générale * Suivi des parapheurs et des signatures * Gestion des devis, mises en concurrence et service fait de la direction générale Organisation et coordination * Gestion des agendas * Organisation des réunions (convocations, ordre du jour, logistique, comptes rendus) * Gestion des ordres de mission des agents et des états de frais de déplacement de la direction générale Accueil et communication * Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs * Filtrage et orientation des demandes * Interface entre la direction, les agents et les partenaires institutionnels Suivi et reporting * Suivi des échéances, dossiers et décisions * Aide à la préparation des instances (comité de direction, conseil d'administration, réunions) * Traitement (collecter, classer et mettre à jour) et transmission de l'information. * Transmission des informations et consignes de la direction générale Attractivité du poste : * Le remboursement d'une partie des frais de transport, * Une contribution à la mutuelle, * Un restaurant administratif * Des prestations d'action sociale sous conditions, * Chèques cadeaux * Des droits à congés (jusqu'à 55 jours/an * Télétravail sous conditions, * Compte épargne-temps (CET) Compétences : - Maîtriser les outils bureautiques- Avoir une aisance rédactionnelle et relationnelle.- Savoir prioriser les urgences- Maîtriser la gestion administrative- Aptitudes à travailler divers dossiers en simultané- Modalités d'accueil Compétences opérationnelles : - Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie- Savoir planifier et respecter des délais- Capacité à rendre compte- Appliquer des procédures et des règles- Accueillir et prendre des messages- Gérer les priorités et le temps Compétences comportementales :- Sens de l'organisation - Dynamisme et polyvalence - Rigueur / fiabilité / loyauté- Qualités relationnelles - Disponibilité liée à variabilité éventuelle des horaires de travail - Réactivité et capacité d'adaptation et d'anticipation- Nécessité de confidentialité et de discrétion liées à la nature du poste- Sens de la confidentialité et de l'éthique