RESPONSABILITÉS : MISSIONS Il/elle assure des fonctions polyvalentes de secrétariat administratif, technique et logistique. Il/elle met tout en œuvre pour assurer le bon déroulement quotidien de l'agenda du Président. Il/elle assure un appui administratif pour les quatre Vice-présidents centraux et pour la Directrice de Cabinet. Ses activités sont articulées avec celle du secrétariat du Directeur Général des Services. Loyal(e) et discrèt(e), il/elle contribue activement à la cohésion et la continuité de service du Cabinet de la Présidence dans un esprit de travail collectif. ACTIVITES - Mettre en œuvre l'agenda du Président et des quatre Vice-présidents centraux contrôler et suivre les échéances - Assurer la gestion et le suivi de la boite mail générique « présidence » - Assurer l'appui administratif de la Directrice de cabinet - Organiser les réunions et les séminaires de l'équipe présidentielle - Organiser les déplacements professionnels du Président et en appui, ceux des Vice-présidents centraux, et assurer le soutien technique et logistique de ces déplacements - Organiser la représentation du Président dans ses mandats extérieurs et aux conseils des structures internes, gérer les renouvellements de mandats - Etablir les Ordres de mission et veiller à leur suivi et établir les bons de commande et liquidation des frais de déplacements du Président, de la Directrice de cabinet et des Vice-présidents centraux - Participer à mettre en œuvre le calendrier des différentes instances en lien avec les Directions et Services concernés : Bureaux, conseils centraux, conférences budgétaires - Répondre aux demandes d'information endogènes et exogènes relevant du périmètre du Président et des Vice-présidents centraux - Traiter le courrier postal en lien étroit avec le Secrétariat de la Direction générale des Services - Rédiger les courriers courants - Contrôler les parapheurs mis à la signature du Président, en assurer la bonne circulation - Coordonner le suivi des recours étudiants reçus directement à la présidence, ou reçus des composantes, en lien avec la Direction de la Formation et de l'Insertion Professionnelle et la Direction des affaires juridiques - Assurer le suivi du budget du cabinet de la présidence en lien avec la Directrice de cabinet - Actualiser le carnet de contacts du Président et la liste « Protocole » en lien avec la Direction de la Communication PROFIL RECHERCHÉ : COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES - Faire preuve d'adaptabilité dans sa communication en ajustant son discours en fonction du niveau et des attentes de ses interlocuteurs - Maîtrise des outils bureautiques (packOffice, messagerie, agenda Outlook, internet...) - Maîtrise des techniques de secrétariat, gestion administrative, accueil, classement - Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable - Sens de l'organisation, de l'anticipation, implication en étant proactive - Savoir rendre compte - Curiosité intellectuelle - Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini - Connaître le processus décisionnel propre aux universités - Connaître les différentes délégations de signature et leur périmètre - Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine : 3 ans NIVEAU D'ETUDES MINIMUM REQUIS Niveau : Bac+2 / Licence CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE Les activités listées sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées. Activités contraintes par un haut niveau de confidentialité, et une disponibilité importante