RESPONSABILITÉS : PLACE DU POSTE AU SEIN DE L'ORGANISATION Ce poste dépend, sur le plan administratif, du Pôle Ressources Lettres, et sur le plan pédagogique, des responsables du Master (le directeur de la mention ainsi que les directrices et directeurs des différents parcours) SPÉCIFICITÉS DU POSTE - Confidentialité, disponibilité et polyvalence - Capacités d'écoute et de dialogue, avec les étudiants comme les enseignants, dans un contexte international - Coordination de parcours spécifiques à différents départements CHAMPS DES RELATIONS : - Relations internes : interactions quotidiennes avec les porteurs de parcours, les services administratifs de l'ENS, les secrétariats des départements concernés (actuellement cinq départements, six parcours), les étudiants - Relations externes : liaison régulière avec l'Université PSL ACTIVITÉS 1- Accueil et diffusion de l'information - Accueillir, renseigner et orienter les étudiants et les enseignants - Gérer et traiter la messagerie, le téléphone, le courrier - Informer les étudiants des offres d'allocations, de bourses et d'emplois - Mettre à jour le site web, concevoir les affiches et plaquettes éventuelles 2- Gestion de secrétariat pédagogique - Gérer l'organisation des admissions (Paramétrage du portail d'admission national : MonMaster, et du portail de PSL : Talent, réception et contrôle des dossiers de candidature, transmission à la scolarité) - Préparer les réunions du conseil pédagogique, solliciter les rapporteurs - Convoquer les jurys d'admission et de validation et préparer les Procès-verbaux en lien avec la scolarité - Assister les secrétariats pédagogiques dans les départements et le service scolarité de l'ENS dans le suivi pédagogique des étudiants (suivi des dossiers, établissement des Suppléments au diplôme) - Utiliser l'outil Helisa (Phenix : portail gestionnaire et Pegasus : portail étudiant et professeur), pour la supervision des inscriptions administratives et pédagogiques - Suivre les éventuels stages étudiants (convention, rapport, etc.) - Gérer en direct certains parcours 3- Aide à l'organisation institutionnelle de la formation - Produire les bilans et statistiques, préparer les rapports, selon les instructions des tutelles - Suivre et développer des relations avec les différents services administratifs des institutions de tutelle PROFIL RECHERCHÉ : COMPÉTENCES Diplôme : Baccalauréat Connaissances : - Bonne connaissance et expérience de l'enseignement supérieur français, en lien notamment avec le domaine des Lettres et des Humanités - Bon niveau d'anglais écrit et oral nécessité par l'internationalisation de la formation Savoir-faire: - Maîtriser les outils de bureautique - Maîtriser les outils de communication (Internet, messagerie électronique) - Posséder des notions des outils de gestion pédagogique (logiciel Helisa par ex.) - Posséder des notions relatives à la création de pages web et la mise à jour de sites web (SPIP en particulier) - Posséder une bonne expression orale et écrite - Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations - Savoir organiser et planifier ses activités - Sens de l'accueil Savoir-être : - Savoir s'adapter rapidement aux situations nouvelles - Réactivité - Autonomie - Savoir rendre compte - Prise d'initiatives AUTRES INFORMATIONS : Prise de fonction : dans les meilleurs délais Lieu de travail : 45 rue d'Ulm, 75005 Paris Conditions de travail : 37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an Télétravail possible Poste ouvert aux contractuels (CDD de 8 mois, renouvelable - Rémunération selon grille et expérience) L'ENS est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité