RESPONSABILITÉS : Missions : • Assurer la prise des RDV • Accueillir les patients et les orienter • Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat • Participer et s'investir dans le projet du service Activités : • Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.). • Assurer l'accueil téléphonique : orientation et gestion des demandes (réponses aux appels externes, rappel des patientes en cas de report ou modification de date de consultations médicales (médecin/sage-femme) • Accueillir les patients et les orienter • Orienter et renseigner les patients (tous RDV confondus) • Donner des RDV de gynécologie et d'obstétrique + vérifier et mettre à jour les coordonnées patients. • Urgences gynéco : vérifier que les patientes ont le bon de circulation + appeler les internes. • Bien préciser et expliquer la différence entre RDV privé et public. • Répondre au téléphone • Répondre et gérer les mails au quotidien. • Gérer les demandes des médecins • Changement et annulation de RDV (médecin absent ou autre...) • Duplicata arrêt de travail, demande d'ordonnance. • Mettre indisponibilité sur le planning (vacances congrès ect..) changer les rdv des patientes en fonction par mail courrier ou téléphone. • Gérer et filtrer les demandes des patientes envers les médecins et les sages-femmes (douleur, résultat d'examen, grossesse à risque, saignement...) • Savoir donner des RDV de diagnostic Anténatal. Pour les RDV de gynécologie : • Les 1ere fois et suivi, Savoir-faire une ordonnance (certificat de passage, implant, renouvellement, mammographie) • RDV PMA, RDV Chir esthétique, Colposcopie, Rdv chirurgical, Anesthésiste, • RDV écho pelvienne. Pour les RDV de grossesse : Bien vérifier que les patientes ont bien tous les RDV et leur donner les documents liés à la grossesse (livret d'accueil etc.) • RDV d'échographie, déclaration de grossesse, entretien précoce, consultation de suivi, rdv diabète, les cours de préparation à l'accouchement (classique, piscine et accélérés), chant prénatal, l'hypnose, la salle physio, les rdvs de terme, hôpital de jour, anesthésiste, programmer une césarienne. • Programmer geste pré-invasif + prévenir le bloc obstétrical. • Préparer le planning des cours préparation à l'accouchement. PROFIL RECHERCHÉ : TITRES, DIPLÔMES OU NIVEAU : BEPC / formation AMA CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES : • Connaître et utiliser l'outil informatique et les logiciels : DxCare, DX Planning, Outlook, Intranet, Internet, télécopie, Hexagone, Gesmédic. Orthographe et terminologie médicale. QUALITÉS PROFESSIONNELLES : • Méthodologie, rigueur, polyvalence, sens de l'accueil et de l'esprit d'équipe, respect du secret professionnel, disponibilité, faculté d'adaptation et d'intégration., Horaires : Du lundi au vendredi : 08h30-16h30 selon l'activité Position dans la structure : • Relations hiérarchiques : Attachée d'administration principale – Responsable des secrétariats médicaux • Relations fonctionnelles : Chef de pôle A, Chef de service, praticiens hospitaliers, cadre supérieur de pôle, cadre du service, services médicaux et administratifs du centre hospitalier, praticiens hospitaliers des autres établissements. • Relations extérieures : Patients et leur famille – médecins généralistes de ville – hôpitaux et cliniques, cabinets d'imagerie médicale Professions paramédicales – laboratoires d'analyses médicales et d'anatomopathologie – sociétés d'ambulance - visiteurs médicaux - prestataires de service