RESPONSABILITÉS : Les différentes missions : • DIRECTION GÉNÉRALE : * Gestion des mails : diffusion et classement des mails concernant le secrétariat de direction générale. * Gestion des appels téléphoniques. * Courrier : rédaction, enregistrement, diffusion et classement dématérialisé du courrier envoyé. * Notes de service/information : enregistrement, diffusion et classement dématérialisé. * Gardes : transmission des permanences, mise à jour de la tablette, enregistrement du compte rendu. * Conventions : rédaction et mise en forme en lien avec le Directeur en charge de l'établissement de la convention. * Agendas : gestion des agendas du Directeur, de l'Adjoint au Directeur, et de l'équipe de direction. * Assurer le stock et les commandes des fournitures de bureau. * Gestion des instances (CME/CDU/Comité d'éthique et Commission Handicap) : organisation des instances (convocation, réservation salle, dossiers, rédaction du PV). * Chambres carcérales : gestion des listes d'accès aux chambres carcérales. * Plans Urgences : mise en jour régulière plan blanc, plan bleu - canicule, plan NRBC – risques nucléaires, radiologiques, biologiques ou chimiques/plan sécurité établissement. • AFFAIRES FINANCIERES, PATIENTELE ET MECENAT : * Agendas : gestion de l'agenda du Directeur des Affaires Financières, Patientèle et Mécénat. * Organisation des réunions, rédaction des courriers et transmission des documents concernant les Affaires Financières et Mécénat. • DIRECTION DES USAGERS (en l'absence de la secrétaire) : * Courrier : enregistrement, diffusion et classement dématérialisé du courrier postal reçu. * Contravention : recherche identification du conducteur et désignation sur ANTAI. * Réservation des salles ; des véhicules. * Gestion des usagers (dossiers médicaux, plaintes, réquisitions et boîte mail). PROFIL RECHERCHÉ : Formations et/ou Qualifications : * Expérience dans le domaine du secrétariat de direction. * Connaissance du milieu hospitalier. Savoir-faire et compétences o Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics ; o Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire o Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous ; o Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ; o Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures ; o Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ; o S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes ; o Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau o Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC). Modalités de recrutement: • Recrutement ouvert aux contractuels : CDI ( sous réserve des conditions d'accès à la fonction publique hospitalière mentionnées sur le site : service-public.fr )