Référence CSP: 2025-1893784 Rattachée au directeur adjoint, en charge du pilotage des ressources de l'ENSAS, la personne recrutée sera principalement chargée des missions et activités suivantes : - Assiste, conseille et alerte l'équipe de direction - Gestion des rendez-vous, des déplacements, des réunions et de certains événements - Gestion et archivage des courriers entrants (papiers et dématérialisés) - Gestion et archivage des conventions de l'établissement - tous services confondus (formalisation et suivi) - Gestion des frais de bouche (mise en place de marchés à l'année universitaire, réception des demandes de frais de bouche pour soumission à la direction, contact avec les prestataires, commandes, livraisons, service fait) - Contribue au contrôle interne par la mise à jour des procédures de demandes de frais de bouche et des réceptions de colis - Coordonne et met à jour les procédures d'accueil et de départ d'un agent, d'un doctorant et d'un stagiaire - Coordonne la mise en place et la gestion de la signature électronique pour les agents concernés (avec le service informatique) - Organise les sorties des personnels (été et Noël) - Réflexion, organisation et suivi du classement informatique des fichiers - Secrétariat courant de l'équipe de direction dont les ordres du jour, la rédaction et le classement des relevés de décisions des réunions avec les responsables de services - Traitement des sollicitations internes et externes (téléphoniques, numériques et physiques) - Préparation des dossiers : recherche et gestion d'informations, analyse, rédaction, classement et archivage de documents administratifs (ordres du jour, procédures, notes...) - Tenue du fichier environnement institutionnel et partenaires externes (collecte des partenariats auprès des personnels administratifs et enseignants) - Facilite la coordination, voire pilote, des groupes projets ou de travail (ex : suivi de la mise en oeuvre des décisions prises en instances, mise à jour du règlement intérieur...) - Coordonne l'organisation calendaire des instances de l'école, pilote le suivi de leurs décisions, est en charge des conseils d'administration (organisation, préparation des dossiers, suivi des décisions, diffusion / communication / affichage) - Organise et communique sur les élections du CNESERAC (Conseil national de l'enseignement supérieur et de la recherche artistiques et culturels) - Encadre la personne en charge de l'accueil et de l'information - Veille auprès de l'ensemble des services pour collecter les informations utiles sur l'environnement de l'ENSAS et les évolutions juridiques qui concernent l'établissement - Anime et coordonne la mise à jour des procédures et outils internes gérés au niveau de la direction (ex : règlement intérieur, archivage)