RESPONSABILITÉS : Votre poste Piloter, encadrer, organiser, et planifier, et les activités des secrétariats médicaux rattachés au pôle ville-hôpital en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies. Travailler en collaboration avec les assistants médico-administratifs référents, les autres coordinatrices des secrétariats médicaux et les médecins. Identification du poste • Horaires : Du lundi au vendredi sur la base de 37h30 par semaine. • Rattachement hiérarchique : Direction des affaires médicales et de la recherche clinique • Responsabilités hiérarchiques : Ensemble des personnels exerçant dans les secrétariats médicaux rattachés au pôle ville-hôpital • Relations fonctionnelles : Les directions fonctionnelles et les pôles Activites • Organiser l'activité des secrétariats médicaux dans le respect des directives institutionnelles, décrire les processus spécifiques • Optimiser l'organisation et le fonctionnement des secrétariats médicaux, analyser et traiter les dysfonctionnements • Gérer les plannings, les horaires des agents dans Octime en collaboration avec les assistantes médico-administratives référentes • Adapter les ressources à l'activité et gérer l'absentéisme • Contrôler et assurer le suivi de la qualité des prestations dans son domaine d'activité (ex : production des comptes rendus médicaux) et adapter les ressources aux besoins • Participer au développement des outils informatiques au sein des secrétariats médicaux, former les agents aux techniques et procédures et veiller à leur application • Participer aux projets institutionnels • Valider les congés des agents Encadrer les équipes travaillant dans les secrétariats médicaux : faire les évaluations annuelles des agents, participer aux entretiens de recrutement, recenser les besoins en formation continue, gérer les conflits • Animer des réunions et en faire les comptes rendus • Transmettre régulièrement les informations importantes à la hiérarchie • Accueillir et encadrer les étudiants et les stagiaires • Travailler en étroite collaboration avec les autres responsables des secrétariats médicaux • Faire les commandes de matériel PROFIL RECHERCHÉ : DIPLOMES, FORMATIONS ET PREREQUIS · Diplômes : licence ou diplôme équivalent · Expérience significative dans la gestion d'équipe et des secrétariats médicaux · Prérequis : 1. connaissance de la fonction d'assistant médico-administratif 2. connaissance en management et en gestion des ressources humaines 3. bonne technicité dans la communication 4. bonne technicité informatique SAVOIR-FAIRE REQUIS 1. Analyser et optimiser un / des processus 2. Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné 3. Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels 4. Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence 5. Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles 6. Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence 7. Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes. SAVOIR-ETRE REQUIS 1. Posséder un bon esprit d'équipe, un sens de la communication 2. S'exprimer clairement (savoir formuler, reformuler) 3. Etre discrète et disponible 4. Posséder rigueur et organisation 5. Savoir rester efficace dans les situations difficiles 6. Gérer les situations conflictuelles 7. Savoir respecter et faire respecter les règles institutionnelles 8. Etre diplomate