POSTE : Assistant de Direction - 100% - Jour - Direction Patrimoine Travaux Sécurité H/F DESCRIPTION : Secrétariat de la Direction du Patrimoine, des Travaux et de la Sécurité (DPTS) - Accueil physique et téléphonique, prendre et transmettre les messages, - Programmer les rendez-vous dans l'agenda du/de la Directeur/trice Adjoint/e, - Planification des réunions, réservation des salles, - Rédaction de courriers, notes, supports de présentation, comptes-rendus, - Réceptionner, trier et répartir le courrier arrivé de la DPTS et des Services Techniques suivant les règles internes du service, - Présenter à la signature et envoyer le courrier départ, - Gestion de tableaux de suivi (type chrono « départs », chrono « arrivés ») - Réceptionner et diffuser des messages reçus dans la messagerie du service : le volet courrier est dévolu essentiellement à l'agent chargé du secrétariat. Cependant, en cas de besoin, les courriers simples et/ou rattachés aux tâches d'exécution des marchés doivent être réalisés par tout agent du service administratif de la DPTS, - Suivi administratif des congés des adjoints de la DPTS, - Relations entreprises et services de l'établissement, - Traiter les dossiers d'inventaire des bâtiments et des installations, - Rédiger / mettre à jour les procédures. - Classer, archiver, épurer, suivre les dossiers de travaux réalisés, PROFIL : EXIGENCES DU POSTE Niveau minimum souhaité : Bac Pro ou Général Expérience en secrétariat de direction appréciée Maîtrise des outils bureautiques : tableur, traitement de texte, messagerie et agenda électronique. CARACTERISTIQUES D'EXERCICE DU POSTE Poste à 100 % Horaires : 5 jours du lundi au vendredi, de 8h45 à 16h45 Télétravail possible 1 jour par semaine Ref: i41whihjbt