POSTE : Secretaire Petite Enfance En Remplacement H/F DESCRIPTION : Finalités : » Assurer les tâches administratives de l'EAJE ; » Assister le-la responsable d'EAJE dans le traitement et la circulation de l'information (écrite ou orale) ; » Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité à toute personne interpellant l'EAJE ; » Contribuer à l'optimisation du temps du-de la responsable d'EAJE. Missions » Gestion de planning : · Rappeler les échéances importantes, gestion des plannings de la structure ; · Saisir sur un planning les demandes de congés de l'équipe ; » Traitement de l'information · Trier et diffuser les courriers papiers ou électroniques. Identifier l'objet du courrier ; · Saisir et valoriser tout type de documents (WORD, EXCEL) en veillant au respect de la charte courrier ; · Rédiger des courriers simples ; · Gérer les messages téléphoniques ; · Organiser et assurer le classement papier et informatique, archiver les documents selon les procédures définies. » Contribution à la gestion sur Babicarte · Saisir les dossiers des enfants, éditer les contrats d'accueil ; · Dématérialiser les justificatifs ; · Gérer les présences/absences des enfants (badges, maladie, congés pré-déduits, etc) ; · Mettre à jour les éléments nécessaires à la facturation ; · Assurer le replacement des enfants pour le dépannage d'été ; · Alerter le-la responsable de l'EAJE sur l'absentéisme des enfants au regard du règlement de fonctionnement. » Contribution au suivi des remplacements d'agent-e-s sur les indications du-de la responsable d'EAJE · Utiliser le tableau de mise à disposition des agent-e-s sectorisé-e-s ; · Réaliser des demandes de remplacement en respectant la procédure ; · Renseigner le logiciel Régence. » Contribution à la gestion de dossiers spécifiques · Rechercher des informations en vue de la constitution des dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier ; · Mettre à jour des tableaux de bord (notamment le suivi des congés des enfants), la fiche d'identification de l'EAJE et alerter en cas de besoin ; · Rechercher et/ou extraire des données susceptibles d'éclairer l'activité (à la demande du-de la responsable). » Accueil · Assurer l'accueil téléphonique de 1 niveau et assurer l'accueil physique des personnes sollicitant le service. » Suivi des enveloppes budgétaires de l'EAJE · Réaliser la commande de repas à la cuisine centrale, le cas échéant ; · Sur le logiciel Astre, passer les commandes, réaliser les engagements, tenir à jour l'état des dépenses ; · Procéder à la liquidation des factures après validation par le-la responsable de service. » Gestion des fournitures administratives · Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures. · Préparer les commandes. Réceptionner les livraisons. » Organisation de réunions ou événements divers : · Préparer les informations et pièces nécessaires à la tenue de réunion ; · Proposer et mettre en oeuvre l'organisation logistique (réserver la salle, préparer le matériel et s'assurer de son bon fonctionnement) afin de garantir un accueil de qualité et le bon déroulement de la réunion ou autre événement. · Prendre des notes, rédiger des comptes rendus. » Participation à la vie du service et du CCAS · Participer aux réunions du service et aux réunions du CCAS ; PROFIL : Profil / Compétences : » Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) » Connaissance des logiciels utilisés par la DASPE (Sibel, Astre, Régence) » Maîtrise de la langue française écrite et orale » Rigueur organisationnelle et discrétion professionnelle » Aptitude au travail en équipe, à la polyvalence, à l'utilisation d'espaces partagés » Capacité à gérer le temps et les priorités » Sens de l'accueil et bon sens relationnel » CAP, BEP ou Baccalauréat secrétariat souhaité