Filière : Administrative Catégorie : C Direction : Espaces publics et mobilité MISSION: Sous l'autorité du responsable de pôle et de son adjoint.e, il assure : - Comptabilité (établissement et suivi des bons de commande, suivi des factures et classement) du service, en lien avec les pôles et avec le SAF ; - le suivi administratif des DT/DICT (gestionnaire et déclarant) ainsi que le suivi administratif de missions techniques transversales (suivi du tableau accessibilité, du tableau des données amiantes, du tableau de bouches incendie, etc.) ; - une assistance à l'adjoint.e au responsable de pôle pour les tâches administratives du service (téléphone, mail, courrier, etc.) ; une assistance sur le suivi administratif lié aux arrêtés au surveillant polyvalent chargé des arrêtés - l'organisation et le suivi de l'archivage du service et des ressources documentaires. ACTIVITÉS PRINCIPALES - Assurer la comptabilité du service: Via le logiciel ASTRE. Réalisation des bons de commande à la demande des responsables de pôle après accord du responsable de service. Suivi de la comptabilité du service - Suivre les dossiers de DT/DICT ainsi le suivi administratif de missions techniques transversales: Via le logiciel métier et tout autre support de réponse (courrier, mail, etc.)En lien avec les pôles métiers à l'origine de la déclaration.En lien avec le responsable de pôle et son adjoint.e - Assurer et suivre le traitement administratif de dossiers et la saisie de documents : Courrier, téléphone, classement, documentation,, etc.En assistance à l'adjoint.e du responsable de pôle - Assister le surveillant polyvalent chargé des arrêtés sur suivi administratif lié aux arrêtés au : Via Litteralis et tableau de suivi des arrêtés - Assurer le suivi de l'archivage et des ressources documentaires : Suivi des emprunts, rangement, commandes, etc. En fonction de la sensibilité de la donnée et son délai de destruction - Assister le responsable de pôle et son adjoint.e sur la mise en œuvre du dispositif de partage de l'information - Assister le responsable et son adjoint.e sur la rédaction du guide de procédure du service ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES Assister aux réunions de service lorsque nécessaire et réaliser les compte-rendus en l'absence de l'adjoint.e de responsable de pôle Assurer, en lien avec les responsables du pôle, les missions du surveillant polyvalent chargé des arrêtés en son absence ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES Savoir faire Utilisation de l'outil informatique (bureautique, logiciels métier, intranet et internet, etc.) Réaliser le suivi administratif de dossiers (traitement, relances, édition, archivage, etc.)Analyser des documents de manière administrative et déclencher la procédure adaptée (DT/DICT, courrier, etc.) Coordonner et piloter la réalisation de projets administratifs (guide de procédure, partage d'information, etc.) Recevoir, filtrer et orienter les mails Accès à Litteralis pour le suivi des arrêtés Très bonnes capacités d'organisation et de classement Réagir rapidement pour la gestion des urgences et des priorités Savoirs Techniques de secrétariat Procédures du service Logiciel de bureautique et métier Vocabulaire professionnel du service Procédures administratives Technique de recherche et de classement documentaire Communication orale et écrite MOYENS Matériel informatique : intranet, internet et logiciels (bureautique, métier, etc.) Standard téléphonique CONDITIONS D'EXERCICE Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie Devoir de réserve Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité HABILITATIONS AIPRSavoir-être Organisé Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser Être en relation avec le public, les usagers et les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et la maîtrise des risques