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ADJOINT ADMINISTRATIF BUREAU DES ENTRÉES EHPAD COUBLEVIE - H/F 38 - VOIRON
Offre n° 9210693
ADJOINT ADMINISTRATIF BUREAU DES ENTRÉES EHPAD COUBLEVIE - H/F
38 - VOIRON - Localiser avec Mappy
Actualisé le 23 juin 2024
Description : UN poste d'adjoint administratif est à pourvoir à temps partiel 90% au bureau des entrées de l'EHPAD de Coublevie. Horaires : postes en 7h30 Travail dimanche et jours fériés : L'adjoint administratif travail uniquement en journée du lundi au vendredi par roulement selon le planning établi, conformément à la réglementation et aux nécessités du service. Contraintes particulières : La répartition des absences (CA, FE, FC, RTT) se fait conformément à la réglementation, selon les nécessités de service et en lien avec la continuité des soins. Profil recherché : IV. MISSIONS GENERALES-PERMANENTES ET ACTIVITES SPECIFIQUES Accueil téléphonique (35050) Bureautique (35066) Classement et archivage (46385) Communication/relations interpersonnelles (15034) Gestion administrative (32076) Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (43426) Technologies de l'information et de la communication (NTIC) (46262 1. ACTIVITES PRINCIPALES - Accueil, information, orientation et relationnel courant auprès des résidents et des familles - Gestion du courrier - Accueil téléphonique - Organisation (planification, convocation, rédaction et diffusion des PV) des commissions propres à la structure : ¿ Commission admission, ¿ Réunion des familles, ¿ CVS, ¿ Commission restauration, - Organisation (planification, convocation, rédaction et diffusion des PV) des commissions/réunions avec les organismes extérieurs (CAF, trésorerie, Conseil départemental, .) - Actualisation des documents réglementaires : ¿ Livret d'accueil ¿ Règlement de fonctionnement ¿ Contrat de séjour - Tenue des indicateurs de suivi propres à la structure - Secrétariat général et reporting - Gestion des demandes d'admissions - Gestion des courriers et informations à destination des familles - Archivage et suivi des dossiers médicaux 2. ACTIVITES SPECIFIQUES A LA STRUCTURE : - Accueil et orientation des sociétés extérieures, des stagiaires, coiffeuse. - Gestion des déclarations de décès: ¿ Envoi des certificats de décès à la mairie de Coublevie et Déclaration papier. ¿ Envoi des attestations au notaire. - Gestion des affichages dans la structure - Tri du courrier et traitement. - Renouvellement étiquettes labo. Renouvellement copies cpam +mutuelle pour les unités. - Enregistrement et mise à jour des dossiers d'admissions « en attente » sur Excel : ¿ Courrier AR ou HS ¿ Mise à jour des renouvellements ¿ Archivage des dossiers sans renouvellement qui ont plus de 6 mois. (Conseil général -logiciel via trajectoire - Grand âge - double emploi). - Gestion des demandes d'admission reçues par VIATRAJECTOIRE, et réponses de la commission d'admission sur VIATRAJECTOIRE : préparation de la commission d'admission, étude des dossiers, présentation en commission. - Gestion des demandes des dossiers médicaux - Gestion des dossiers administratifs et financiers : (entrées, hospitalisation, sorties, décès) - Facturation - Mise à jour de la liste des tutelles - Divers : Suivi COVID et/ou en cas de crise sanitaire : VI. RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE Relations hiérarchiques : - Directeur délégué du site Voiron ou son adjoint - Cadre de gestion du site Voiron Relations fonctionnelles : - Médecins - Psychologues - Cadres de santé - Cadre supérieur de pôle - Secteurs logistiques et techniques du CHUGA Voiron - Prestataire extérieur entretien des locaux VII. COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES/PREVUES Prérequis : - Connaissance de la bureautique - Connaissance des techniques de secrétariat - Connaissance des ressources territoriales sociales et médico-sociales - Connaissance de l'environnement médical - Polyvalence dans ses missions - Avoir le sens de l'organisation et de l'anticipation Compétences nécessaires : - Maîtriser les outils informatiques - Connaître la réglementation, les structures et les dispositifs liés à l'activité du secteur sanitaire et médico-social - Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - Être capable d'analyse et de synthèse - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage - Travailler en équipe / en réseau Les compétences spécifiques : ~
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail - Durée du travail
-
Temps partiel
Temps partiel
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Informations complémentaires
- Secteur d'activité : Activités hospitalières
Entreprise
Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble
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