ASSISTANT DE DIRECTION DES INSTITUTS IFSI/IFAS/IFA - H/F 36 - CHATEAUROUX
Offre n° 9210971
ASSISTANT DE DIRECTION DES INSTITUTS IFSI/IFAS/IFA - H/F
36 - CHATEAUROUX - Localiser avec Mappy
Actualisé le 23 juin 2024
Description : L'assistant de direction assure principalement : Le secrétariat de direction - Organise la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés au service ou au suivi de dossiers - Assure la gestion et le traitement et la diffusion des courriers, mails, contacts téléphoniques liés à la direction. - Participe à la gestion de l'agenda du directeur - Rédige des comptes rendus de réunions - Participe avec la directrice au recrutement des agents administratifs - Contribue au développement des compétences individuelles et collectives des collaborateurs - Représente le directeur à sa demande, dans diverses réunions locales, départementales ou régionales : Ecocampus, université, CROUS. - Participe à différents forums des métiers, information dans les collèges et leslycées - Réalise le secrétariat du GCS IFSI Public (convocation, AG, CR.) Le suivi budgétaire des instituts de formation - Participe à l'élaboration et à la mise en œuvre et du suivi des budgets - Participe au suivi financier des apprenants - Diffuse des informations administratives et budgétaires auprès des apprenants Le management de l'équipe administrative - Pilote, encadre et anime les activités de l'équipe administrative (10 personnes) - Coordination, répartition et planification de l'activité du secrétariat - Appui auprès des adjoints administratifs. - Formation des adjoints administratifs nouvellement recrutés - Gestion du temps de travail des équipes administratives, techniques - Arbitre les congés des équipes administratives et techniques - Organise l'harmonisation administrative des sites de Châteauroux et Le Blanc - Participe et/ou anime des groupes de travail au sein de l'équipe administrative (démarche qualité, procédures...) Le suivi administratif des dossiers des apprenants - Participe à l'élaboration et l'organisation des épreuves de sélection - Supervise la gestion des dossiers des apprenants, dont le dossier de relance des formalités médicales - Assure des réponses règlementaires aux courriers individuels - Rédige des fiches d'informations ou notes à destination du personnel administratif, technique, et des apprenants. - Anime et soutient la mobilité des apprenants au sein des instituts : Erasmus, Mobicentre. Le suivi des instances et des dossiers de contentieux - Organise les instances de gouvernance des instituts de formation - Rédige les comptes rendus - Rédige les décisions SAVOIR : - Formation en secrétariat et en management d'équipe - Maîtrise indispensable des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power point), des règles typographiques et de mise en page - Connaissance des règles de suivi du budget et gestion des dossiers de financement - Saisie des données et contrôle des informations SAVOIR-FAIRE : - Sait recueillir et traiter des demandes - Organise et hiérarchise les informations - Organise, anticipe et définit des priorités - Analyse et identifie des solutions aux problèmes rencontrés - Veille au respect des procédures et des délais - Classe et archive des dossiers. - Sait rendre compte de son activité - Travaille en équipe - Respecte le devoir de neutralité et de discrétion professionnelle QUALITÉS PROFESSIONNELLES : - Sens du service public et discrétion - Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation - Loyauté et rendre compte - Sens des responsabilités - Rigueur/ organisation - Esprit d'initiative - Inscription de l'action dans la stratégie institutionnelle - Capacité de positionnement et d'affirmation Profil recherché : PROFIL RECHERCHE : Filière : Administrative - Cadre d'emploi : Adjoint des Cadres Hospitaliers avec une expérience vivement souhaitée en gestion administrative et budgétaire - Quotité de travail : 100% - Horaires et jours travaillés : Forfait Cadres - du lundi au vendredi CONDITIONS D'EXERCICE Poste basé à CHATEAUROUX mais déplacement sur LE BLANC et ISSOUDUN (véhicules de service) REMUNERATION Salaire indiciaire Fonction Publique en fonction de l'expérience. Régime indemnitaire. BESOIN DE RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES ? CONTACTER : Mme QUATREHOMME Sylvie, Directrice des soins, coordinatrice des formations paramédicales par téléphone au 02 54 29 65 74 ou par mail à sylvie.quatrehomme@ch-chateauroux.fr Nous rejoindre, c'est la promesse de vivre une expérience professionnelle enrichissante et humaine au sein d'une équipe pluri
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail - Durée du travail
-
Temps plein
Temps plein
Profil souhaité
Expérience
- Expérience souhaitée
Informations complémentaires
- Secteur d'activité : Activités hospitalières
Entreprise
CENTRE HOSPITALIER DE CHATEAUROUX
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