GESTION ADMINISTRATIVE – Accueil et prise en charge des personnes (agents, usagers, fournisseurs, etc.) – Réception et traitement des appels téléphoniques et des mails – Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service – Identification et analyse des besoins des utilisateurs – Veille fournisseurs – Recensement des besoins marchés GHT – Suivi de la bonne exécution des marchés publics – Création des fournisseurs, des marchés et des produits – Établissement des bons de commande selon les besoins définis – Contrôle et liquidation des factures selon les domaines d’activités – Mandatement des liquidations – Saisie et mise à jour des données, des informations et des tableaux de bord – Suivi de l’investissement non médical – Suivi des commandes en cours – Traitement des relances fournisseurs et identification des priorités de paiement – Gestion et suivi des litiges – Participation à la clôture d’exercice GESTION LOGISTIQUE – Réception de marchandises (en l’absence du magasinier) – Gestion des stocks de produits et matériels (inventaires, suivi, saisie, contrôle et mise à jour) – Gestion des tenues professionnelles des agents sur logiciel dédié – Suivi des dotations journalières pour le réassort du distributeur automatique de vêtements (DAV) – Gestion du linge plat en lien avec le prestataire – Gestion des chambres d’internat (états des lieux, traitement des demandes) – Gestion des studios et chambres de garde (planning d’occupation, commandes et suivi des repas des personnels de garde, suivi de l’état des chambres et traitement des demandes) – Réalisation d’audits selon les domaines concernés – Gestion des vestiaires – Participation à la démarche Développement Durable de l’établissement et travail en lien avec les prestataires et intervenants externes concernés SPÉCIFICITÉS (en cas d’urgence et d’absence du magasinier) – Préparation et distribution de dotations en dépannage dans une ou plusieurs unités - Expérience professionnelle d'au moins 2 ans en gestion administrative - Excellentes compétences en communication écrite et orale - Capacité à organiser et à prioriser les tâches efficacement - Maîtrise des outils bureautiques tels que Microsoft Office - Aptitude à travailler de manière autonome tout en collaborant avec une équipe - Sens du détail et rigueur dans l'exécution des tâches - Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément - Disponibilité pour travailler à Gassin, France