Référence CSP: O974241/212000005 Rattaché(e) à la Direction du Pôle Aménagement vous assurerez les missions d'accueil, vous assisterez la direction dans la coordination technique, administrative et financière du pôle Aménagement, vous communiquerez avec divers interlocuteurs en relation avec le pôle Aménagement. Recrutement statuaire, ouvert par voie contractuelle (par application de l'article L332-8 du CGFP). Temps de travail : temps complet. Voici vos principales missions : * Assurer l'accueil du pôle aménagement : * Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction Générale * Assurer au besoin la réception du public * Assister le directeur dans la coordination technique, administrative et financière et RH du pôle : * Assurer le suivi du traitement du courrier et des parapheurs en relation avec les assistantes des autres directions * Assurer le suivi de la gestion des moyens matériels du pôle aménagement (véhicules, téléphones, ordinateurs...) * Assurer le suivi des tableaux de bord * Assurer le relais du suivi RH de l'ensemble des agents du pôle en lien avec le référent RH et Finances * Assurer le suivi des achats : BC, facturation,..., en lien avec le référent finances et RH * Etablir les comptes rendus de réunions * Gérer l'agenda et les mails (à la demande) du directeur * Organiser l'ensemble des réunions du directeur et le planning des réunions du pôle pour assurer une cohérence des agendas * Assister le directeur dans l'organisation physique du pôle et de ses directions (déménagement, réaménagements...) * Coordonner l'ensemble des assistantes du pôle aménagement afin d'assurer l'application d'une culture commune (procédures , formalisme des documents,..) transmise par l'assistante du directeur Général des Services * Suivi des projets et activités de la direction : intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, renseigner des tableaux de suivi des activités du service * Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, organiser le classement et l'archivage des dossiers. *Communiquer avec divers interlocuteurs en relation avec le pôle aménagement : * Organiser des réunions avec les partenaires extérieurs * En appui avec le directeur, assurer un relai d'information auprès des directeurs, sur les décisions prise lors de réunions stratégiques : réunions de coordination, BM, CM, COPIL ... *Vous assurez toutes autres missions de continuité de service : - Assurer le renfort du secrétariat des autres directions présentes dans les mêmes locaux (accueil, courriers, interface avec les services...). - Large autonomie dans l'organisation du travail - Responsable du suivi ressources (budgétaires, matérielles) du pôle aménagement - Activités définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique n+1, le Directeur du pôle Aménagement - Rattachement et reporting, régulier auprès du directeur.