Référence CSP: MINT_BA057SGB-94446 Groupe RIFSEEP : 2 Vos activités principales : Vos missions au sein du SGAMI EST, sous l'autorité directe de la Secrétaire Générale Adjointe : - assurer le secrétariat particulier de la Secrétaire Générale Adjointe (accueil téléphonique et physique, gestion de l'agenda, gestion des déplacements, préparation de ses dossiers quotidiens) - assurer la gestion RH de proximité du pôle SGA constitué de 9 personnes : 2 chargés de mission, un bureau de pilotage de la performance (2 personnes), un bureau de la coordination du courrier (2 personnes), un conseiller de prévention et 2 apprentis (congés, missions, formations, appui logistique), ainsi que celle de la psychologue coordinatrice zonale (SSPO) - traiter les dossiers ponctuels, le courrier arrivée/départ, la rédaction et mise en forme de courriers, notes compte-rendu et diaporamas - contrôler les courriers avant signature de la Secrétaire Générale Adjointe et de la Préfète déléguée - préparer et organiser les déplacements d'autorités - planifier, organiser et suivre les réunions auxquelles participe la Secrétaire Générale Adjointe - apporter un appui à la Secrétaire Générale Adjointe et aux chargés de mission dans la gestion et la coordination des dossiers transversaux du SGAMI - appuyer l'administrateur du logiciel de temps de travail CASPER - aider la chargée de mission lors de la préparation des CSA/FS -coordination et suivi des dossiers de la délégation régionale à Dijon -appui au secrétariat du/de la PDDS Votre environnement professionnel : Le Secrétariat Général Adjoint participe à l'exercice des missions du SGAMI EST en relation avec les services de la zone de défense et de sécurité Est et des directions du SGAMI Le secrétariat général pour l'administration du ministère de l'Intérieur (SGAMI) est une structure transversale composée de 5 directions : Direction de l'Administration Générale et des Finances Direction des Ressources Humaines Direction de l'Équipement et de la Logistique Direction de l'Immobilier Direction des Systèmes d'Information et de Communication Une Délégation Régionale est implantée à DIJON Activités du service Le pôle Secrétariat Général Adjoint assure : - Des missions de soutien administratif de suivi des dossiers de la préfète déléguée - L'administration du logiciel CASPER - Des actions de suivi des dossiers réservés et affaires générales. Composition et effectifs du service Le pôle SGA est composé de 9 agents ainsi répartis : - pôle chargé de missions : 2 agents - pôle B2PMR : 2 agents, 1 apprentie - pôle secrétariat : 1 agent - pôle prévention : 1 agent - pôle coordination courrier : 2 agents Liaisons hiérarchiques La Secrétaire Générale Adjointe du SGAMI Est Liaisons fonctionnelles Ensemble des services de police et de gendarmerie de la préfecture de Zone de défense et de sécurité Est Préfectures Administrations centrales