Description : Le Centre Hospitalier des Quatre Villes recrute un(e) responsable administratif(ve) pour ses résidences pour personnes âgées et ses accueils de jour situés sur les villes  Saint-Cloud et Sèvres (92). MISSIONS : FACTURATION DES SÉJOURS * Vérification et Renseignement du logiciel de facturation CPAGE * Vérification et Suivi en remplacement du tableau des mouvements * Suivi des tableaux financiers (commun avec TP et finances) * En remplacement d'un gestionnaire : Gestion des demandes de prélèvements automatiques * Facturation mensuelle : Emission des titres de recettes (résidents payants, et départements hors 92 pour l'APA) + des avis de prélèvement + des contributions des ash * Facturation mensuelle de l'APA pour le département 92 (sans émission de titre) * Dépôt chorus pour la facturation ASH et APA auprès des départements * En support des gestionnaires : Suivi des GIR, des dossiers APA et des dossiers ASH * En remplacement d'un gestionnaire Saisie des actes de soins des intervenants libéraux * Clôture de l'exercice : lien avec le TP et la DAF et validations des données des logiciels CPAGE (logiciel de facturation CH4V) et Hélios (logiciel comptable du TP) * Réalisation d'effacement comptable sur demande du TP * Envoi mensuel des tableaux / mémoire à l'appui des dépôts dans Chorus * Envoi mensuel des tableaux financiers au TP * Envoi par mail des dossiers de provisionnements des arrivées des résidents à l'ASH * Envoi des nouveaux tarifs et GIR aux départements hors 92 pour l'APA RÉGIES D'AVANCES ET DE RECETTES POUR LES RÉSIDENCES ET ACCUEIL DE JOUR (RÉGISSEUR PRINCIPAL DES 2 SITES) * Remise de la carte de régie et suivi des achats (DFT-NET et Excel) * Vente de tickets repas et suivi GESTION DE L'ÉQUIPE * Plannings de l'équipe administrative, des animateurs, des psychologues, des psychomotriciens, et de l'accueil de jour * Management et formation de l'équipe administrative * Organisation du travail administratif incluant l'élaboration et la mise en œuvre des procédures COMMUNICATION * Envoi des mails institutionnels d'informations aux familles y compris PJ * CVS : élaboration du CR et envoi des invitations * Réunions des familles : élaboration du CR et envoi des invitations * Participations aux réunions de service, aux COPIL DÉMARCHE QUALITÉ * Participation aux réunions liées à la démarche qualité et réunions hebdomadaires de coordination par site * Elaboration / mise à jour de procédures en lien avec le service administratif * Elaboration de compte rendu de réunions, y compris celles avec les familles EN REMPLACEMENT DES ADJOINTS - ACCUEIL PHYSIQUE, TÉLÉPHONIQUE, COURRIER ET COURRIEL DE LA RÉSIDENCE * Information du public sur les conditions d'admission et de fonctionnement de la Résidence * Ouverture du portail visiteurs * Réponse aux questions et réclamations des résidents et de leur entourage ou orientation si besoin vers l'interlocuteur concerné. * Réponse aux appels sur l'ensemble des Résidences * Gestion du courrier : tri du courrier et redistribution auprès des professionnels, renvoi si besoin des courriers des résidents aux référents familiaux * Visites de l'établissement EN REMPLACEMENT DES ADJOINTS CONSTITUTION ET SUIVI DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS DES RÉSIDENTS TOUT AU LONG DE LEUR SÉJOUR * Réponse aux demandes d'admission et instruction des dossiers * Gestion administrative des entrées et des sorties (constitution des dossiers, registre des entrées/sorties, registre des décès, adressage des chèques de dépôt de garantie au Trésor Public) * Remplissage des logiciels CPAGE et ORBIS * Suivi des admissions, gestion de la file d'attente et du taux d'occupation de la Résidence * Suivi de l'occupation des lits : envoi du flyer des Résidences aux partenaires, utilisation de ViaTrajectoire, collaboration régulière avec les assistantes sociales des services hospitaliers du CH4V et autres CH * Suivi des mouvements dans Resid'ehpad et Cert'DC * Relations avec les partenaires CAF, CPAM, Tuteurs, Départements * Gestion administrative des successions * Archivage du dossier administratif : gestion et suivi des dossiers archivés (création / durée de conservation / destruction : selon procédures) et maintien en état de la salle d'archives. EN REMPLACEMENT DES ADJOINTS SECRÉTARIAT DE LA RÉSIDENCE * Gestion des panneaux d'information et mises à jour * Commandes de papeterie pour l'administration du site * Gestion du relevé de suggestions * Envoi des courriers de projet d'accompagnement personnalisé * Diverses tâches administratives EN REMPLACEMENT DE