RESPONSABILITÉS : ACTIVITES PRINCIPALES Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe Conditions particulières d'exercice Famille d'activité professionnelle Correspondance statutaire ACTIVITES SPECIFIQUES : Instances réglementaires : Préparer les instances réglementaires liées à l'offre de formation : CFVU, R1C : collecter et vérifier les documents et informations des composantes, ordre du jour, présentation, rédaction du PV en lien avec le Responsable de la cellule de Suivi de Formation, Direction/VP. Veiller au respect des échéances et organiser la préparation des délibérations en CFVU pour les sujets en lien avec les formations RECOURS : en lien avec les composantes, instruire les dossiers de recours et préparer les réponses pour le VP Formation CESURE : assurer le suivi administratif, vérification de la conformité réglementaire en relation avec les composantes et la Présidence. Saisir les éléments nécessaires sur Apogée pour l'inscription des étudiants en césure en lien avec le service AFAF. Travailler en collaboration avec le service Cap Avenir afin de maintenir le lien entre la démarche administrative de la Césure, gérée par la cellule Suivi de Formation, et la démarche d'accompagnement, gérée par le service Cap Avenir. JURYS : Assurer le suivi et la vérification des actes sur le plan réglementaire en relation avec les composantes et la Présidence. Préparer et mettre à la signature les actes administratifs (arrêtés de jurys, ...) Gérer les jurys des baccalauréats généraux et technologiques Les scolarités de composantes : vérifier la conformité de la règlementation nationale de l'établissement en matière de scolarité ; Animation d'ateliers professionnels PROFIL RECHERCHÉ : · Savoirs Expertise juridique et règlementaire du domaine d'activité. Modes de fonctionnement des administrations publiques Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention Droit des examens et concours Environnement et réseaux professionnels Techniques d'élaboration de documents Culture internet et techniques de communication Langue anglaise : A1 à A2 (Cadre européen commun de référence pour les langues) Avoir des connaissances approfondies sur l'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche Maîtriser l'organisation décisionnelle à l'Université Connaître l'offre de formation de l'UJM Connaître la structure administrative des composantes pédagogiques de l'UJM · Savoir faire Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir rendre compte Communiquer et faire preuve de pédagogie Mettre en œuvre des procédures et des règles Travailler en équipe Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Mettre en œuvre une démarche qualité · Savoir être Sens de l'organisation Rigueur / Fiabilité Sens relationnel Réactivité, adaptation et nécessité d'une grande polyvalence. Respecter la confidentialité CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE Pic d'activités possibles, présence obligatoire aux instances, notamment la CFVU.