Réceptionner et ouvrir le courrier chaque matin Trier et distribuer le courrier aux services concernés Signer les recommandés et gérer leur distribution Filtrage des appels et traitement des mails Établir les notes de frais kilométriques mensuelles selon l'agenda Effectuer le pointage de recettes et dépenses, préparer les pièces comptables Organiser et gérer les déplacements (billets de trains, réservation d'hôtels, etc.) Mettre à jour des bases de données internes Collaborer avec d'autres membres du personnel pour faciliter le bon fonctionnement de l'entreprise Gérer des dossiers confidentiels et sensibles Gérer les contrats d'entreprise Organiser les évènements de la régie : « apéros", repas de Noël, journée d'été, sorties d'équipe et gérer les anniversaires Gestion de la communicationDiffuser les annonces de recrutement, présélectionner les candidatures Gérer le tableau de suivi des congés payés, titres restaurants, arrêts maladies Veiller à la bonne intégration des alternants et nouveaux collaborateurs/trices Seconder le dirigeantGérer les commandes de fournitures en tenant une liste par collaborateur/trice Commander le nécessaire auprès des partenaires les mieux placés en termes de prix, mettre en concurrence régulièrement les fournisseurs Gérer le parc informatique et les copieurs en lien avec les services experts (pannes, autorisations d'accès, programmation des boîtes mail et codes confidentiels, autorisations d'accès. Lors des intégrations de nouveaux collaborateurs/trices, programmer leurs identifiants, adresse mail, connexions diverses, s'assurer que le matériel informatique soit fonctionnel Suivi des dossiers de l'activité gestion locative/syndic Mettre à jour le tableau de suivi / registre des mandats des contrats de syndic post AG et procéder au classement