Description du poste : Sous la hiérarchie du Chef Administration Ressources, l'assistante apporte son soutien à ce dernier, sur l'ensemble de ses missions en matière d'organisation, de suivi de dossier, de gestion, d'information, de communication, de classement et d'accueil. A ce titre, vous êtes en charge de : - Assister au quotidien le chef de service dans l'ensemble des missions - Gérer le courrier, les plannings, les frais de déplacements, les fournitures , les badges d'accès et les imprimés. - Rédiger et mettre en forme les courriers et compte rendu de réunion - Assurer l'accueil physique et téléphonique du service voire l'accueil de la MDS si besoin - Produire et analyser des données statistiques - Assurer l'organisation et le suivi des réunions - Coordonner le secrétariat du service, accompagner les stagiaires et les agents saisonniers - Remplacer les autres secrétaires en cas d'absence - Gérer toutes les demandes d'aides financières sur les fonds départementaux - Être régisseur principal et gérer la commission d'aides financières - Savoir utiliser les logiciels 'métiers' - Venir en appui logistique aux agents de la MDS - Préparer l'arrivée des nouveaux agents (habilitation/ matériel) - Gérer le budget et les commandes en lien avec le chef de service - Elaborer des process selon les besoins - Diffuser des informations importantes relatives au fonctionnement de la MDS - Gérer et suivre les plans de formation Description du profil : Vous présentez les connaissances et aptitudes suivantes : - Maîtrise de l'outil informatique - Connaissance des services et prestations de la MDS et des partenaires intervenant dans le champs médico-social - Accueil, information et orientation des usagers - Savoir gérer une situation d'accueil difficile - Maîtrise et présentation des écrits dans le cadre de la charte graphique - Savoir gérer les agendas, les dossiers du service, les communications téléphoniques, les transmissions et en assurer le suivi - Aptitude à l'utilisation des logiciels métiers - Etre rigoureux et organisé Vous faites preuve de polyvalence, de réactivité et de transversalité avec un certain sens du service public, de l'accueil et de l'écoute. Vous avez une appétence pour le travail d'équipe également. Vous êtes en capacité de prendre du recul face aux situations sociales difficiles, et sans porter de jugements de valeur. Enfin, vous savez vous adapter en toute circonstances et êtes discret sur les informations recueillies. Emploi permanent. - Titres restaurant - 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires) - Parking gratuit - Prestations sociales et COS - Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.