RESPONSABILITÉS : - Concourir, en lien avec le chef de département, à l'accueil et à la réussite de l'étudiant pendant son parcours à l'IUT de Lille - Mettre en œuvre la gestion administrative du ou des départements de l'IUT de Lille dans le respect des procédures et réglementations - Être l'interface administrative du ou des départements de l'IUT avec l'ensemble des publics internes et externes : futurs étudiants, étudiants, enseignants, services d'appui de l'IUT, Partenaires Activités principales et associées - Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants - Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection - Organiser les examens, jurys, sélections - Mettre à disposition du responsable de scolarité les informations relatives aux années d'étude - Mettre à jour tous les documents de rentrée : courriers, plaquettes, guides des études sous la supervision du responsable du service scolarité - Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants boursiers avec les moyens mis à disposition par l'établissement - Mettre en œuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, mise en forme des sujets, saisie des notes, préparation et/ou participation aux délibérations) - Élaborer les plannings étudiants, assurer leur diffusion - Participer à la journée portes-ouvertes et autres forums ou salons - Assurer un relais sur une spécialité (relations internationales, stages) - Gérer les vacations enseignantes : ordres de mission, plannings, rémunération - Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens - Gérer les aspects logistiques : réservations des locaux, du matériel PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel - Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants - Maquettes des formations - Établissement et ses composantes - Procédures administratives et règlement des études Savoir faire opérationnels - Travailler dans des délais contraints - Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation - Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs - Respecter la confidentialité des données Savoir faire comportementaux - Avoir le sens de l'accueil et du service public - Faire preuve d'organisation - Faire preuve de réactivité - Travailler en équipe - Faire preuve d'impartialité - Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes - Gérer les conflits, Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances